Gestão hospitalar: qual a importância e como fazer

A gestão hospitalar é uma área de atuação do médico e de outros profissionais da saúde, em que a demanda é grande, assim como a complexidade nas atividades, uma vez que se envolvem questões clínicas, econômicas, gerenciais e humanísticas.

Dessa forma, é interessante conhecer uma instituição hospitalar, desde a infraestrutura até os processos clínicos e analisar na perspectiva de um gestor de saúde quais os fatores de produtividade e os principais desafios.

Para se tornar um gestor hospitalar é preciso olhar de forma integrada todos os processos internos e externos que impactam nas atividades e no desenvolvimento dos serviços. Considerada também uma área de grande pressão por resultados, é importante analisar políticas de valorização dos colaboradores, mantendo uma cultura organizacional equilibrada dentro das condições reais.

Além disso, é fundamental estar atento às legislações que recomendam e preconizam as normas de funcionamento, bem como aquelas relacionadas à atuação dos profissionais de saúde. Os desafios da gestão hospitais são grandes, porém administráveis. Basta ter uma equipe engajada e liderada por pessoas competentes que almejam grandes conquistas.

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Afinal, o que é gestão hospitalar?

Antigamente, a ideia era de que a assistência ao paciente era algo imutável no sentido voltado apenas para redução de danos e todas as atividades deveriam ser desenvolvidas até que se esgotassem as possibilidades.

Isso implicava em desperdício de recursos, desorganização dos processos e falência em longo prazo das instituições públicas e privadas e impactos na assistência das pequenas e médias cidades do Brasil.

Na maioria das vezes, o que se evidenciava eram médicos que atuavam como diretores sem conhecimento administrativo, financeiro e de normativas gerais e específicas sobre as temáticas relacionadas.

Devido a demanda por um profissional mais capacitado, diversas instituições de ensino começaram a ofertar cursos de gestão hospitalar, em que se abordam desde as questões clínicas até o equilíbrio financeiro. A IPEMED, por exemplo, possui a Pós-Graduação Multiprofissional de Gestão da Saúde.

Portanto, a gestão em saúde é uma abordagem específica relacionada a como e por que administrar adequadamente uma instituição de saúde, considerando as especificidades do funcionamento.

Ademais, considerando os grandes complexos hospitalares que estão em pleno desenvolvimento no Brasil, é de se esperar grandes mudanças na gestão de hospitais.

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Como é uma instituição hospitalar?

Uma instituição hospitalar possui diversas classificações que servirão de base para a tomada de decisões. Do ponto de vista estrutural, as instituições são verticalizadas ou horizontalizadas, podendo ser monobloco ou com mais de um bloco.

Além da infraestrutura, uma instituição hospitalar será classificada de pequeno porte quando tiver até 50 leitos, de médio com 150 leitos e de grande com até 500 leitos, considerando aqueles que estão em atividade.

Do ponto de vista dos serviços prestados, uma instituição hospitalar pode geral ou especializada. No primeiro caso, são atendidas todas as especialidades, podendo ter também urgência e emergência. Os hospitais podem ser especializados em um público (pediátrico, geriátrico, por exemplo) ou atender a áreas específicas (oncologia, cardiologia, etc.).

Na questão administrativa, o hospital pode ser público, privado, filantrópico e com diversas características jurídicas, o que influencia no tipo de investimento, nas compras e na contratação de colaboradores.

Existe também a possibilidade de o hospital documentar todos os processos de forma tecnológica, manual ou ambos, dependendo do porte e do investimento financeiro necessário aos serviços prestados.

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Como funciona a rotina de uma instituição hospitalar?

Todo paciente atendido em uma instituição hospitalar será cadastrado pelo nome completo, data de nascimento e receberá um código. Em seguida, será encaminhado à equipe de enfermagem e ao médico, que determinarão a intervenção apropriada.

Nesse momento, já é possível perceber algumas diferenças na questão tecnológica, principalmente em relação ao prontuário médico, evidenciando um sistema totalmente digitalizado que contrasta com o preenchimento manual de documentos.

Em algumas situações, a equipe de enfermagem faz uma “triagem”, classificando com base nos sintomas apresentados pelos pacientes, se o problema deve ser investigado no hospital ou em outra unidade básica de saúde. Isso acontece nos hospitais que oferecem pronto-atendimento.

Essa rotina é extremamente importante, já que o Brasil ainda tem uma cultura hospitalocêntrica, em que persiste a ideia de que qualquer problema é solucionado a nível hospitalar.

Sabe-se que a grande maioria dos casos clínicos apresentados poderiam ser resolvidos a nível de atenção secundária e primária, reduzindo drasticamente as filas de espera em hospitais.

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Urgência e emergência

Nos hospitais de urgência e emergência, o paciente chega de ambulância com problemas graves e complexos que exigem uma intervenção imediata, como cirurgias e transfusões de sangue, por exemplo.

São esses também os casos de acidentes automobilísticos, ferimentos com projétil, vítimas com suspeita de infarto agudo do miocárdio, reações alérgicas graves, entre outras situações indicadas para atendimento hospitalar.

Assim que o procedimento inicial for realizado, o paciente seguirá para a unidade de terapia intensiva se o estado clínico demandar monitorização contínua ou encaminhado a outras unidades de internação até a completa recuperação.

Destaca-se que, dependendo do problema apresentado, são esperadas sequelas que alterem a locomoção, a parte cognitiva e necessitem de cuidados residenciais contínuos para evitar novas internações.

Em todos os processos, o prontuário eletrônico ou manuscrito do paciente estará no setor para que os profissionais de saúde (médico, enfermeiro, fisioterapeuta, nutricionista, farmacêutico, etc.) que forem acompanhá-lo possam ter ciência do caso e registrem todas as intervenções realizadas.

Nesse ponto, é crucial mencionar que a participação efetiva de uma equipe multidisciplinar com discussão de casos clínicos e tomada de decisão em conjunto tem sido um diferencial na assistência ao paciente.

É importante mencionar que existem clínicas especializadas que possuem processos semelhantes, e que também precisam de um gestor hospitalar que fará a integração entre os serviços clínicos e a parte gerencial.

Neste contexto, citam-se as clínicas de hemodiálise, de oncologia, de hemodinâmica, entre outras. Por isso, é fundamental conhecer todos os processos e analisar em perspectiva global.

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Quais são os principais serviços hospitalares?

No hospital, os serviços vão desde procedimentos ambulatoriais até grandes cirurgias. Dentre os procedimentos, são comuns os estudos de eletrofisiologia e hemodinâmica, pequenos curativos, transfusões de sangue, aplicação ambulatorial de medicamentos endovenosos, entre outros.

Em geral, são atividades de menor complexidade, mas que requerem destreza, precisão, atenção na administração de medicamentos e monitorização do paciente para prever ou evitar complicações.

As cirurgias podem ser de emergência, quando existe o risco iminente de morte, ou eletiva, também chamada de programada, em que é agendado um dia para a realização do procedimento cirúrgico.

Uma equipe de grande importância dentro de um hospital é a de enfermagem, pois ela atua em todos os processos que envolvem o paciente e faz a interface com outros profissionais de saúde e da parte administrativa.

Lembrando que a equipe de enfermagem é a única que está presente no hospital 24 horas por dia, a exemplo dos enfermeiros e técnicos de enfermagem que buscam por melhores condições de trabalho.

Os serviços de nutrição e farmácia são fundamentais para inserir e monitorar a dietoterapia, avaliando também o sabor, o quantitativo de nutrientes e a adaptação do paciente.

O serviço de farmácia é o responsável pela gestão de medicamentos no âmbito intrahospitalar mediante prescrição médica, e que são essenciais na recuperação e prognóstico do paciente.

Há também o serviço de recepção, prontuário e arquivo médico, de faturamento, contas a pagar, e outras atividades administrativas e financeiras que são a base do funcionamento de qualquer instituição hospitalar.

No hospital, é importante mencionar os serviços de assistência social, que abordam questões relacionadas à situação de vulnerabilidade, vítimas de violência doméstica e sexual, abandono de incapaz, entre outras.

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Quais são as melhores estratégias de gestão hospitalar?

Diante de um cenário complexo na saúde, o profissional da gestão de hospitais deve aprimorar seus conhecimentos nas diversas estratégias para minimizar o desperdício de recursos e aumentar a produtividade dos serviços.

Contudo, as estratégias devem ser definidas de forma organizada, considerando a equipe, o tempo para execução, o nível de investimento, quais os possíveis desafios e o que se espera com essas ações.

Além disso, deve-se sempre trabalhar com indicadores efetivos e seguros, adequar de forma tempestiva as normativas sobre infraestrutura e processos para não correr o risco de uma atuação da vigilância sanitária ou de outros órgãos fiscalizadores.

Apresentaremos, a seguir, algumas estratégias relacionadas a gestão hospitalar. Acompanhe!

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Planejamento estratégico situacional

Trata-se de um diagnóstico situacional da instituição em todos os aspectos. Esse processo pode ser baseado na matriz FOFA, sigla que significa “forças, oportunidades, fraquezas e ameaças”.

Interpretando esse acrônimo, observa-se que as forças e oportunidades estão relacionadas aos processos internos de excelência na prestação de um serviço. Na parte de oportunidades, entende-se que esses são os pontos a serem explorados com os recursos que já existem.

Entende-se que as "forças e as oportunidades" devem ser exploradas e ampliadas para aumentar a receita e garantir o equilíbrio financeiro da instituição, atraindo bons resultados em curto, médio e longo prazo.

Na descrição de fraquezas e ameaças, entende-se que são inicialmente as atividades que carecem de grande atenção no momento em virtude de não serem efetivas ou estarem gerando prejuízos financeiros.

As ameaças se referem ao contexto externo que impactam negativamente na sustentabilidade da instituição de saúde. Nesse processo, devem ser analisados o mercado concorrente e o cenário econômico e epidemiológico que favorece esses processos.

O ideal é que essa avaliação seja realizada e discutida pelos coordenadores de setor para que, juntos, façam uma análise global da situação. A partir desse ponto, é recomendável entender as causas e as consequências da não resolutividade.

O próximo passo é elaborar um plano de ação adequado e consistente baseado no método 5W2H (what, how, when, where, how much, who, why) que em tradução livre significa: o quê, como, quando, onde, porque, quanto custo, quem).

Esse método é muito interessante e organizado porque permite a visualização de todas as atividades, a definição de responsabilidades, como as atividades serão executadas e em qual prazo. Assim, é possível analisar o que está em andamento e o que ainda não iniciou.

No processo de elaboração do plano de ação, é fundamental classificar as atividades em urgentes, relacionados ao prazo, importância, complexidade e impacto na realização.

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Definição de metas realizadas

Definir metas é uma excelente estratégia na gestão de hospitais ou de clínica médica, pois vislumbra um propósito que se quer alcançar. Contudo, as metas devem ser realistas e executáveis, para que a frustração não predomine.

A definição das metas é uma base de apoio na elaboração do plano de ação e, portanto, as duas estratégicas precisam estar integradas. Também é importante pensar em metas de curto, médio e longo prazo, e no custo para alcançá-las.

As primeiras metas a serem pensadas são a missão, razão de ser de uma empresa, e a visão, aonde se quer chegar. Os gestores dos hospitais devem almejar que o estabelecimento seja referência em atendimento e processos.

Outro ponto interessante é definir as prioridades para executá-las, pois algumas devem ser feitas de imediato e outras, apesar se serem importantes, podem aguardar um tempo ou são mais complexas em sua implementação.

As exigências sanitárias serão sempre uma prioridade, pois o não cumprimento impacta na atuação e no funcionamento, além de repercussão negativa para os pacientes e profissionais de saúde.

Em geral, metas relacionadas às normativas devem ser o foco, como no caso de reduzir o número de infecções hospitalares a níveis recomendados, e outras que dependerão do interesse do gestor hospitalar

Após alcançar as metas, é recomendável comemorar a realização com a equipe responsável e registrá-la no relatório de gestão, para identificar os pontos de melhoria e aqueles que ainda precisam de mais atenção.

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Otimização e automação de processos

No universo da gestão hospitalar, diversas mudanças foram aprimorando a assistência ao paciente, em especial a revolução científica e tecnológica, que trouxe possiblidades no diagnóstico, no acompanhamento e no tratamento das doenças.

Diante disso, muitos equipamentos considerados obsoletos estão sendo substituídos por outros mais modernos e sensíveis, trazendo mais segurança para a equipe clínica e administrativa da instituição.

Concomitante a isso, a automação veio para substituir definitivamente aqueles processos operacionais repetitivos que, pela característica, causam acidentes e distração por parte dos colaboradores.

Exemplo disso são os carrinhos de emergência que são acionados por cartão magnético, robôs que fazem triagem de pacientes nos hospitais mais tecnológicos ou computadores que possuem todo o histórico do paciente.

Nesse cenário é preciso analisar quais equipamentos e dispositivos serão mais úteis e efetivos no contexto clínico existente, qual é o custo e os benefícios esperados para avaliar a possibilidade de aquisição.

Tudo isso deve ser considerado, além dos benefícios clínicos e economia de recursos em longo prazo, principalmente relacionados à diminuição do uso de recursos como o papel, a água e a energia elétrica.

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Departamento de qualidade

O departamento de qualidade de uma empresa é responsável por manter os processos e produtos organizados e de excelência, a fim de proporcionar a melhor experiência para o cliente.

Na gestão hospitalar, esse departamento tem o propósito de melhorar a experiência do paciente durante a internação, com serviços clínicos adequados, procedimentos necessários e com técnicas de humanização.

Nesse sentido, os gestores devem se certificar de que os serviços clínicos são efetivos, seguros e convenientes aos pacientes. E que os procedimentos são avaliados nessa seara também, além dos custos.

Para o atendimento humanizado, o gestor hospitalar deve trabalhar em conjunto com a psicologia, setor de satisfação do paciente e a outras áreas relacionadas de forma a manter a excelência nos serviços.

Em cada uma dessas estratégias é preciso estudar o contexto, as possibilidades, os recursos financeiros e mensurar, por meio de indicadores, a efetividade e a segurança das rotinas implantadas.

Porque hoje em dia não basta apenas fazer o certo na gestão hospitalar, é preciso fazer o melhor e mais adequado para o paciente, para a instituição e, principalmente, para a percepção no mercado externo.

Como em toda gestão hospitalar, é fundamental gerenciar os recursos que podem ser públicos, privados ou ambos, a qualidade da assistência deve estar de acordo com a realidade da instituição.

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Gestão de pessoas

A gestão de pessoas é um ponto nevrálgico na assistência à saúde, devido à grande complexidade no regime trabalhista dos profissionais. Como gestor hospitalar, é crucial estar atento a todas as nuances que influenciam esse aspecto.

Existem profissionais que trabalham por hora, como os instrumentadores cirúrgicos e, na maioria das vezes, não estão vinculados à instituição. Médicos e enfermeiros trabalham em plantão ou no horário administrativo, dependendo do cargo ocupado.

Há também os profissionais concursados, colaboradores terceirizados, indivíduos contratados temporariamente, estagiários, residentes, pós-graduandos, pesquisadores e outros.

Primeiramente, é fundamental atender às normativas dos profissionais de saúde quanto ao número de horas trabalhadas, o piso estabelecido pela categoria e quais os benefícios já conquistados. Também existe o limite estipulado de pacientes por profissionais e número de leitos para garantir um atendimento de qualidade.

Outro ponto importante é que, no ambiente hospitalar, é frequente a atuação de profissionais em mais de um estabelecimento, principalmente aqueles que trabalham em regime de plantão por horas. Então qualquer troca de plantão pode implicar em desfalque de funcionários e perda de produtividade.

Considerando que nas instituições hospitalares existe um estresse e uma tensão latente entre profissionais e pacientes, é recomendável que o clima organizacional seja o mais leve possível, sendo comuns afastamentos por problemas psiquiátricos e patológicos.

Diante disso, também é aconselhável pesquisar e implantar iniciativas que traduzem uma experiência significativa para os colaboradores, melhorando, assim, a cultura organizacional e o networking da instituição.

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Atendimento humanizado

As escolas de Medicina se preocuparam durante muito tempo em ensinar o raciocínio clínico para fazer o diagnóstico, quais técnicas eram as mais indicadas para acompanhamento e como melhorar essas situações.

Com o tempo, todos entenderam que o foco das ações assistenciais é o paciente e não a doença em si. Nesse sentido, optou-se por considerar todas as questões subjetivas e expectativas em torno do paciente.

Sendo assim, desenvolveu-se o atendimento humanizado, com escuta ativa, acolhimento, análise subjetiva do paciente e implantação de técnicas mais voltadas à qualidade de vida ou redução de danos.

Além disso, o atendimento humanizado é uma meta a ser alcançada para obter mais investimentos financeiros e trazer uma nova perspectiva na assistência ao paciente ambulatorial e cirúrgico.

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Avaliação dos resultados

Os resultados em uma instituição hospitalar podem ser medidos por indicadores clínicos, econômicos e humanísticos, para que o gestor obtenha um panorama do andamento das atividades. Os indicadores clínicos são aqueles sobre número de cirurgias e procedimentos realizados periodicamente, quantitativos de internações, taxa de ocupação, média de permanência, entre outros.

Os indicadores econômicos são aqueles relacionados ao percentual de faturamento dos convênios, custos das cirurgias e procedimentos, levantamento dos medicamentos e materiais vencidos, etc.

Os indicadores humanísticos se referem àqueles sobre a percepção do paciente quanto ao serviço prestado, o nível de satisfação dos colaboradores com o tipo de atividade, os benefícios pessoais e institucionais, entre outros.

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Quais são as vantagens e oportunidades na gestão hospitalar?

O médico que quiser enveredar para a gestão hospitalar terá uma grande oportunidade de contribuir com as instituições clínicas. Isso porque, com o conhecimento e experiência, as chances de sucesso são maiores.

No entanto, como em todas as especialidades, é preciso disciplina, força de vontade e muito aprendizado, essencialmente nas relações de trabalho, na utilização de indicadores efetivos e na satisfação em gerir um negócio de saúde.

Nota-se que alguns gestores hospitalares desenvolvem essa atividade com excelência, sendo referência nos processos, ganhando títulos e notoriedade pelos serviços prestados ao longo do tempo.

Por isso, para o profissional que atua na gestão hospitalar, as demandas são contínuas e as oportunidades também, o que diferenciará um bom profissional é sua sensibilidade e a sagacidade para entender desse negócio.

A gestão hospitalar é uma das áreas essenciais para manter a sustentabilidade financeira de uma instituição de saúde. Dessa forma, é preciso que o profissional conheça a infraestrutura e se aproprie dos processos, de forma a fazer um diagnóstico situacional e propor um plano de ação eficiente. Então é importante que o gestor desenvolva suas habilidades clínicas, gerenciais e comportamentais para ter sucesso nessa empreitada.

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