Plano operacional para clínica médica: o que é e como fazer?

O plano operacional para a clínica médica é uma ferramenta fundamental para a perfeita gestão do negócio. Isso porque a ausência de um planejamento estruturado pode colocar em risco o alcance das metas e o bom funcionamento do estabelecimento, devido a erros e necessidade de retrabalhos.

A seguir, entenda melhor o conceito de plano operacional, sua importância e conheça um passo a passo que você pode utilizar para implementá-lo em sua clínica. Confira!

O que é um plano operacional para a clínica médica?

O plano operacional para a clínica médica é um documento elaborado com objetivo de estabelecer um direcionamento para a gestão de processos, essencial para obter uma estrutura sólida para o negócio. Isso envolve a definição de responsabilidades, dos fluxos de trabalho e dos protocolos de comunicação entre a equipe médica e a administrativa.

Quando você estabelece esses processos de maneira clara e bem planejada, diminui muito a chance de erros e de retrabalhos, garantindo uma rotina organizada e fluida na clínica.

Qual é a importância do plano operacional para o sucesso do negócio?

Além de contribuir para o alcance dos objetivos e metas de uma clínica, o plano operacional permite uma análise constante e o aprimoramento das atividades, garantindo o sucesso e a competitividade do negócio.

Dessa forma, é possível identificar os pontos fracos e as oportunidades de melhoria, aumentando a eficiência operacional e elevando a qualidade do atendimento aos pacientes.

‍

Como montar um plano operacional do zero?

A seguir, conheça um passo a passo que você pode adotar para montar o seu plano operacional.

Estruture o seu planejamento estratégico

A estratégia em um planejamento é fundamental para definir onde você quer chegar e o que precisa fazer para atingir os seus objetivos. Para isso, estabeleça a missão, visão e valores da sua clínica.

Faça uma lista das ações necessárias

Após entender os objetivos e metas da sua clínica, é preciso listar as ações necessárias para isso. Comece catalogando por área, como a financeira, médica ou estrutural, e quais têm uma interligação.

Também é possível catalogar por ordem de prioridade. Por exemplo, se você pretende expandir a clínica para atender mais clientes, é preciso, antes, aumentar a infraestrutura da clínica para ter mais consultórios ou desenvolver mais serviços, como homecare ou teleconsultas.

Recursos humanos

Após considerar os projetos e as áreas envolvidas, faça uma lista dos profissionais necessários. Caso considere mais fácil, delegue a escolha dos colaboradores aos líderes de cada área. Esse é um formato que pode auxiliar na comunicação e no alinhamento de feedbacks e demandas.

Recursos financeiros

Com base nos projetos e na quantidade de pessoas envolvidas, você pode começar a fazer uma pesquisa para orçamentos dos custos operacionais. Nessa fase, cada detalhe é importante e deve ser anotado para decisões mais assertivas.

Esse também é o momento de estabelecer de onde o recurso financeiro vai sair. Para isso, verifique como está a disponibilidade de caixa ou quais novas ações de baixo custo poderiam ser iniciadas de imediato para obter um faturamento mais rápido e maior, para só então iniciar os projetos.

Recursos tecnológicos

A tecnologia pode ser uma grande aliada para agilizar processos e proporcionar um melhor atendimento. Para isso, pesquise os melhores sistemas que estão sendo utilizados em clínicas e opte pelo mais adequado.

Alguns softwares podem facilitar muito a rotina dos médicos, com a adoção de prontuários eletrônicos, agendamentos on-line, dashboards integradas na plataforma de telemedicina, entre outros recursos tecnológicos.

Tempo para a execução dos projetos

Defina quanto tempo cada ação estabelecida no plano operacional deve levar para ser executada. Mesmo não conseguindo exatidão e precisão, ter uma estimativa com o mínimo de variação é imprescindível. Para isso, considere:

• quantidade de horas dedicadas diariamente a cada projeto;
• recursos financeiros que poderão ser disponibilizados diariamente, semanal ou mensalmente;
• soluções tecnológicas disponíveis no mercado, que podem auxiliar no processo;
• tamanho da equipe.

Acompanhamento dos indicadores de desempenho

Para atingir os objetivos da clínica médica, é muito importante acompanhar, refletir e mensurar o quanto o plano operacional está funcionando. Dessa forma, é possível entender quais pontos estão proporcionando resultados positivos e quais estão provocando gargalos no processo.

Os KPIs (Key Performance Indicators) são indicadores que medem a eficácia das ações implementadas em um negócio por meio de resultados-chave ligados ao objetivo da empresa.

Veja exemplos de alguns indicadores mais importantes:

• taxa de satisfação do paciente — medida por meio de pesquisas de satisfação após cada consulta;
• tempo médio de espera para atendimento — para cálculo desse indicador é somado todo o tempo de espera dos pacientes em um período, dividindo-o pelo número total de pacientes atendidos;
• taxa de no-show (faltas sem aviso) — indicador da eficiência operacional e do comprometimento dos pacientes, que auxilia na identificação de ações necessárias para correções. Para esse cálculo, divida o número de pessoas que faltaram à consulta sem avisar pelo total de consultas agendadas. Após, multiplique o resultado por 100 para obter a porcentagem;
• receita média por paciente — KPI fundamental para avaliar a lucratividade da clínica. Para calcular, divida a receita total no período pelo número de pessoas atendidas. Assim, é possível medir o ticket médio por paciente;
• taxa de adesão ao tratamento — esse acompanhamento mede a eficácia das terapêuticas, permitindo entender o quanto os pacientes estão seguindo as orientações médicas. Os dados podem ser obtidos por registros eletrônicos sobre a continuidade dos tratamentos, bem como a compra de medicamentos prescritos;
• número de procedimentos realizados — proporciona uma visão quantitativa da produtividade da clínica. Isso também pode ser útil para entender as demandas por determinados procedimentos, permitindo redirecionamentos nos serviços oferecidos, bem como na alocação de recursos para melhorar a eficiência e a satisfação dos pacientes;
• índice de satisfação dos funcionários — o clima organizacional de uma clínica impacta diretamente os atendimentos. Para isso, faça pesquisas periódicas junto às equipes e verifique o que precisa ser melhorado na gestão dos recursos humanos;
• índice de erros médicos — esse é um dos indicadores de desempenho mais críticos. Para calcular, divida o número de incidentes reportados pelo total de procedimentos ou consultas realizadas e multiplique o resultado por 100.

Conforme mostramos neste artigo, o plano operacional para clínica médica é crucial para atingir os objetivos, ter sucesso no negócio e garantir a competitividade no mercado. Assim, esperamos que as informações que trouxemos possam contribuir para a eficácia dos seus projetos.

Se gostou deste tema e deseja continuar acompanhando artigos como este, assine a nossa newsletter gratuita e receba nossos conteúdos diretamente em sua caixa de e-mails!

‍