Paciente inadimplente: como evitar? | Afya Educação Médica

Os consultórios e as clínicas médicas também têm custos operacionais, além de serem a fonte de receita dos médicos responsáveis. Por isso, é fundamental realizar uma boa gestão financeira desses estabelecimentos, o que inclui saber como lidar com um paciente inadimplente.

Uma situação como essa requer uma abordagem cuidadosa e profissional para que a dívida seja quitada e não haja prejuízos para a empresa. Mas, ao mesmo tempo, procurando manter uma boa relação com a pessoa, inclusive, para não prejudicar a imagem da própria clínica.

Neste conteúdo, explicamos como agir nessa situação da melhor forma possível para lidar com a inadimplência de maneira profissional, respeitosa e empática. Continue lendo e descubra como fazer isso.

Qual a importância da gestão financeira de consultórios ou clínicas médicas?

Fazer uma boa gestão financeira de consultórios ou clínicas médicas é essencial para garantir a sustentabilidade e promover o crescimento do negócio. Afinal, ainda que o estabelecimento preste serviços de saúde, estamos falando de uma empresa como qualquer outra.

A gestão precisa permite manter um controle eficiente das receitas e despesas, o que leva à viabilidade financeira do negócio. Além disso, ela possibilita o planejamento de novos investimentos, a melhoria na qualidade dos serviços prestados e a adequação à legislação fiscal.

Ao fazer um monitoramento rigoroso das finanças, ainda conseguimos identificar possíveis desperdícios e algum fator que possa trazer prejuízos. Assim, otimizamos os recursos para serem bem aproveitados, o que contribui para a redução de custos e, consequentemente, maximização do lucro.

O que são os pacientes inadimplentes?

No entanto, para realizar uma boa gestão financeira é preciso manter o controle do fluxo de caixa. Mas isso pode ser um desafio para a clínica quando não damos a devida atenção ao paciente inadimplente.

Os pacientes inadimplentes são aqueles que não conseguem pagar ou não fazem o pagamento dos serviços de saúde que receberam, conforme o prazo acordado. A inadimplência pode ocorrer por diversos motivos, mas, seja qual for a razão, a presença de mesmo um paciente devedor pode impactar negativamente as finanças.

Sendo assim, para garantir que as contas estejam em dia, é fundamental gerenciar também os inadimplentes, inclusive aqueles que estão devendo valores pequenos. Considere que esses atrasos de pagamento, no final, podem acumular um montante significativo e trazer problemas para a contabilidade do consultório ou da clínica.

Por quais razões a inadimplência costuma ocorrer?

Como dissemos, a inadimplência dos pacientes pode ocorrer por várias razões. As dificuldades financeiras estão entre as causas principais. A pessoa pode não conseguir honrar sua dívida em função da perda do emprego ou de despesas inesperadas.

Além disso, a falta de clareza sobre os custos dos serviços pode gerar conflitos e confusão. Talvez o paciente não tenha entendido a despesa que teria com os procedimentos ou tratamentos, ou mesmo não soube interpretar as formas de pagamento disponíveis e o prazo para quitar a dívida.

Questões emocionais, como ansiedade ou medo de cobranças, também podem contribuir para deixar o paciente inadimplente. O mesmo acontece com a insatisfação com o atendimento ou a percepção de má qualidade dos serviços prestados.

Mas também pode ser que as políticas da própria empresa estejam contribuindo para a inadimplência. Talvez os termos não sejam muito eficazes ou existam falhas na comunicação e no processo adotado para fazer a cobrança. Com isso, há um desestímulo para pagar, pela falta de clareza das informações ou por excesso de burocracia.

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Como lidar com pacientes inadimplentes?

Por mais que isso pareça desagradável, chegará ao momento em que será necessário lidar com o paciente inadimplente. Afinal, como você viu, valores não recebidos tendem a gerar um impacto negativo nas finanças.

Sendo assim, é fundamental implementar um protocolo para fazer uma abordagem adequada. O ideal é que ela seja cuidadosa e estratégica, visando estimular o pagamento, mas sem comprometer a relação de confiança construída com o paciente e garantir a fidelidade. Confira algumas dicas para agir nessa situação:

Garanta uma comunicação clara e transparente

Procure manter uma comunicação aberta e empática com seu paciente inadimplente. Crie um canal de diálogo para que ele se sinta à vontade para falar sobre sua situação financeira. Explique com clareza os serviços prestados e os valores envolvidos para evitar mal-entendidos e garantir que a pessoa compreenda a importância de regularizar a dívida.

Ofereça opções de pagamento e negociação

Pode ser que, por alguma razão, a pessoa não tenha efetuado o pagamento por problemas com o meio que ela usaria para quitar sua dívida. Então, ofereça opções diversificadas e facilidades, como parcelamento e desconto à vista. Ao ver que tem alternativas, o paciente devedor poderá se sentir mais confiante por perceber que as condições estão acessíveis.

Também dê abertura para a negociação. Se a pessoa expressar dificuldades financeiras, avalie a possibilidade de ajustes no valor ou nos prazos de pagamento. Essa flexibilidade demonstra compreensão, empatia e pode resultar em um compromisso mais forte para honrar a dívida.

Adote estratégias de lembrança

Vale recorrer aos lembretes amigáveis sobre a dívida aberta. Você pode enviar e-mails ou mensagens de texto lembrando o paciente sobre o valor pendente, mas sempre mantendo a conversa em tom cordial. A sensação de uma cobrança mais agressiva pode gerar desconforto na pessoa e até recusa do pagamento pela pressão.

Mantenha uma abordagem humanizada

Quando for necessário fazer contato direto com o paciente inadimplente, mantenha o respeito e a gentileza. Considere que nem sempre a pessoa está devendo porque quer, uma vez que podem existir motivos de força maior envolvidos e que você ainda desconhece.

Então, prefira praticar a empatia, pois essa postura faz com que o paciente se sinta valorizado e perceba o interesse em ajudar a solucionar essa situação. Evite iniciar a conversa mencionando a inadimplência. Comece perguntando como a pessoa está e depois mencione a questão do pagamento.

Formalize a cobrança

Se depois de adotar todas essas abordagens você não obtiver um retorno positivo, considere a formalização da cobrança enviando uma carta formal para o paciente. Ela deve conter informações claras e objetivas em uma linguagem profissional.

Também existe a opção de mover ações legais ou encaminhar a dívida para uma agência de cobranças, terceirizando essa tarefa. Mas não se esqueça de que essas são medidas um pouco mais intensas, então, prefira recorrer a elas quando não houver mais alternativas, pois existe o risco de prejudicar o relacionamento com o paciente.

O que pode ser feito para evitar a inadimplência dos pacientes?

Como lidar com o paciente devedor é uma situação delicada, o ideal é evitarmos que a inadimplência aconteça. Você pode prevenir esse tipo de problema começando por uma boa comunicação desde o primeiro contato da pessoa com a clínica.

Explique em detalhes os serviços e os custos envolvidos, assim como os prazos para pagar. Tenha certeza que a pessoa compreendeu para que não haja nenhum tipo de dúvida ou mal-entendido depois.

Também procure facilitar o pagamento trazendo diferentes alternativas, inclusive, disponibilizando duas opções diferentes, como uma parte em dinheiro e a outra no cartão ou utilizando dois cartões diferentes. Trabalhe com descontos e parcelamentos, se possível.

Antes de a inadimplência acontecer, envie lembretes para que a pessoa não se esqueça de que o prazo do pagamento já está chegando. Treine sua equipe para adotar uma abordagem correta nesse caso, ao falar sobre a questão financeira e para lidar com uma inadimplência da melhor forma possível.

Para finalizar, considere que serviços de qualidade cativam o público, aumentam a base de clientes e podem ser uma estratégia para evitar o problema do paciente inadimplente. A pessoa vai manter um bom relacionamento com toda a equipe e fará questão de pagar por perceber o valor agregado no atendimento. Então, procure manter contato com seus pacientes e fortaleça o vínculo com eles.

Essa dica pode ajudar muito na boa gestão do seu consultório, e nós temos várias outras sugestões para compartilhar com você. Assine a nossa newsletter e receba tudo em seu e-mail.

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