Gestão hospitalar: saiba como otimizá-la

Saber como otimizar a gestão hospitalar é indispensável para o perfeito funcionamento de uma instituição de saúde e para proporcionar um atendimento de qualidade aos pacientes. Isso envolve a administração de recursos, como o tempo, dinheiro, processos e pessoas em um hospital.

Além de cuidar do gerenciamento da internação, a gestão em saúde visa atender aos principais objetivos da instituição, como diminuir custos, fazendo mais com menos e mantendo-a competitiva no mercado. Nesse sentido, a meta principal é garantir que os recursos disponíveis sejam utilizados de maneira eficiente e eficaz, com foco em uma melhor experiência do paciente.

Continue a leitura para entender melhor os principais desafios enfrentados na gestão hospitalar, os erros mais comuns e como evitá-los. Conheça, ainda, as melhores práticas e estratégias para otimizar o gerenciamento em instituições de saúde. Boa leitura,

Principais desafios enfrentados na gestão hospitalar.

Alguns desafios precisam ser superados na gestão hospitalar para a instituição conseguir entregar o melhor serviço, continuando sustentável e competitiva. A seguir, comentamos as principais dificuldades a serem superadas.

Controle de infecções

Esse é um dos principais desafios que os hospitais enfrentam em suas atividades cotidianas. Para evitar infecções no ambiente hospitalar é preciso adotar medidas preventivas. Além disso, é preciso conscientizar os colaboradores sobre a importância de seguir boas práticas, a fim de preservar a saúde dos pacientes e de todos os colaboradores, do faxineiro ao médico. Isso inclui:

• higienização regular e correta das mãos;
• utilização de EPIs e de materiais descartáveis nos procedimentos;
• limpeza correta de todos os ambientes;
• uso correto dos jalecos (não sair do ambiente hospitalar com o uniforme);
• esterilização dos equipamentos a serem utilizados.

Controle de gastos

A melhor forma de evitar gastos desnecessários é evitando o desperdício e o mau uso dos recursos. Mas como ter esse controle e garantir a saúde financeira do hospital?

A adoção de bons softwares especializados em gestão hospitalar é o melhor caminho para monitorar os custos com equipamentos, materiais e serviços de manutenção, entre outros. Quando essa ferramenta emite um sinal vermelho, é preciso alertar as equipes quanto à utilização consciente dos suprimentos.

Tecnologia

Não dá para pensar em gestão eficiente de um hospital sem considerar a tecnologia. Esse é um investimento fundamental para garantir o atendimento de excelência, além de permitir a integração entre os departamentos. Afinal, os recursos tecnológicos que podem ser utilizados na área da saúde fornecem dados que auxiliam a tomada de decisões e beneficiam o funcionamento da instituição.

Nesse sentido, é preciso lançar mão de ferramentas modernas, que atendam às demandas atuais de hospitais. Do contrário, tanto os processos quanto a produtividade ficarão comprometidos, os recursos mal aproveitados e as queixas dos pacientes poderão afetar seriamente a imagem do hospital.

Comunicação

Assim como em qualquer empresa dos diferentes setores da economia, a comunicação em um hospital precisa estar alinhada com as lideranças e demais profissionais. Isso é importante para garantir que os procedimentos sejam realizados de modo seguro e padronizado, a fim de alcançar os objetivos estabelecidos.

Nesse sentido, a tecnologia pode ser uma grande aliada. Isso porque há diversas ferramentas criadas especialmente para facilitar o compartilhamento e o acesso a informações. De qualquer modo, os meios convencionais continuam sendo válidos e devem ser utilizados para divulgação junto aos colaboradores.

Erros mais comuns na gestão hospitalar

Em geral, os erros na administração de um negócio trazem algumas perdas nos resultados. Quando se trata de gestão hospitalar, pelo fato de envolver o cuidado com a vida humana, é preciso contar ainda com mais precisão e eficiência.

Para isso, os gestores do hospital precisam pensar em estratégias que melhorem os processos, reduzam os erros e garantam um atendimento de qualidade. Assim, é possível obter maior equilíbrio financeiro, além de mais qualidade e segurança aos pacientes, impactando positivamente os resultados.

Mas quais seriam os principais erros que um gestor de hospital deve evitar? São diversos os fatores que podem impedir uma administração hospitalar eficiente, como:

• ausência de planejamento;
• equipes mal treinadas;
• desconsideração de indicadores;
• não valorização de pessoas;
• desatenção com a jornada do paciente.

Além desses que citamos, há outros erros que podem impactar diretamente os resultados na gestão hospitalar e precisam ser considerados para melhorar a eficiência nos serviços prestados e nos retornos esperados. Veja, a seguir, quais são eles.

Falhas no planejamento financeiro.

Uma boa gestão hospitalar requer um planejamento financeiro eficaz. Esse é um procedimento que muitas instituições de saúde não executam corretamente. O controle das movimentações financeiras, incluindo entradas e saídas, precisa funcionar adequadamente, para garantir a solidez econômica da instituição.

Para isso, é preciso realizar análises periódicas de todos os custos, incluindo as despesas não essenciais, além de todas as fontes de renda. Dessa forma, em caso de instabilidade financeira, as divergências poderão ser corrigidas rapidamente.

Gestão ineficiente de estoque

A gestão ineficiente de estoque leva a um alto índice de desperdício, falta de materiais e medicamentos, bem como o esquecimento de produtos vencidos em estoque. Esses fatores dificultam as negociações com fornecedores e geram gastos desnecessários.

Para evitar esse tipo de problema, é indicado que se elaborem inventários periódicos de todos os produtos. Além disso, é aconselhável unificar os dados dos estoques em um sistema da instituição. Dessa forma, o hospital obtém facilidade para o controle dos itens, impede eventuais problemas de estoque e evita compras de materiais desnecessários.

Glosas médicas

Outro erro que pode ocorrer em hospitais é a falta de verificação criteriosa de glosas médicas aplicadas pelas operadoras de saúde. Esse é um aspecto que impacta negativamente as contas da instituição.

Em geral, são erros provocados por falhas operacionais. Dessa forma, uma alternativa para evitá-los é usar o Validador TISS, para garantir que as guias TISS estejam conforme as diretrizes da ANS (Agência Nacional de Saúde Suplementar).

Ruídos na comunicação

A ausência de uma comunicação eficiente pode gerar diversos problemas, como a falta de informações, baixa produtividade e conflitos entre os colaboradores. Para impedir essas ocorrências, a gestão hospitalar precisa integrar a comunicação entre os setores.

Dessa maneira, é possível garantir um diálogo coerente e único entre as áreas, eliminando os ruídos. Também, conforme comentamos anteriormente, investir em ferramentas de automatização de processos e dados é uma forma de auxiliar a equipe a ficar alinhada com os objetivos da instituição.

Falta de padronização nos processos

A falta de padronização nos procedimentos é um erro muito comum na gestão hospitalar. No entanto, quando não há um padrão para guiar a execução das tarefas, podem ocorrer diversos problemas, como a perda de tempo pela falta de organização e o retrabalho, além de gerar erros que podem afetar diversos setores da instituição.

Para evitar que isso ocorra, é fundamental estabelecer treinamentos sobre os processos e ferramentas a serem utilizadas para a otimização de gestão hospitalar.

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Como os erros podem ser evitados

Graças à tecnologia e às metodologias organizacionais que podem ser aplicadas às instituições de saúde, muitos dos erros cometidos normalmente em instituições de saúde podem ser evitados, garantindo maior eficiência nos processos. A seguir, veja como o gestor hospitalar pode evitá-los.

Mapeamento das atividades de trabalho

Para evitar erros nos processos, é necessário que todas as atividades de trabalho sejam mapeadas e suas etapas sejam revistas e analisadas. A partir disso, com o auxílio de tecnologias, como um software de gestão hospitalar, é possível criar indicadores de desempenho para cada setor.

Esse tipo de ação permite identificar problemas de maneira rápida e efetiva. Mas para otimizar a qualidade operacional é preciso considerar os principais indicadores de qualidade hospitalar, como:

• análises de custos;
• CIDs mais frequentes;
• controle de estoque;
• custo total;
• escala de funcionários;
• experiência do paciente;
• marcação de cirurgias;
• média de permanência;
• procedimentos mais realizados;
• produtividade;
• taxa de ocupação e mortalidade;
• valor glosado por categoria;
• taxa de reinternação, entre outros.

Monitoramento dos indicadores

Após estabelecer os indicadores mais importantes para a melhoria da qualidade no hospital, é muito importante monitorar o desempenho de cada um deles.

Isso permite entender a realidade hospitalar e conhecer quais áreas têm melhor desempenho e quais podem ser aprimoradas. Com base nesses dados, as tomadas de decisões administrativas são facilitadas, otimizando os processos em sua totalidade.

Identificação de pontos de melhoria

Ao concluir as etapas acima, é necessário fazer uma análise, identificando os pontos fortes e fracos para entender quais áreas precisam de melhorias. Esse é um processo que deve ser contínuo para garantir a qualidade na prestação de serviços hospitalares.

Elaboração de um planejamento estratégico

Após identificar os pontos fortes e fracos da instituição, é preciso compreender as demandas do hospital e supri-las. No entanto, antes de tomar decisões, é essencial fazer um planejamento estratégico com base nos indicadores de desempenho do hospital.

Esse é um documento muito importante para entender o cenário da operação e reduzir a ocorrência de possíveis erros e falhas. Trata-se de um processo considerado complexo por envolver a necessidade de estruturar como o hospital lidará com diversas demandas.

Isso inclui o gerenciamento de crises, a análise e a antecipação de possíveis cenários, além da definição dos objetivos e metas. Para isso, há uma ampla gama de metodologias que facilitam o processo de planejamento da gestão em saúde de maneira estratégica e eficiente, como a Gestão de Risco em Saúde, conforme comentaremos a seguir.

Gestão de risco em saúde

Essa é uma metodologia de prevenção importante, que deve constar no planejamento estratégico para o controle de possíveis riscos antes que eles aconteçam. Ela possibilita um gerenciamento de crises otimizado, reduzindo gastos e recursos desnecessários. Para um melhor entendimento, detalharemos como funciona o método.

A gestão de riscos em saúde é dividida em 5 etapas:

• identificação de risco;
• análise do risco;
• mensuração do risco;
• tratamento do risco;
• monitoramento do risco.

Dessa forma, os principais riscos podem ser identificados pelos gestores em saúde, de maneira intuitiva, a partir de um brainstorming. Isso também pode ser conseguido com base em dados relacionados aos principais problemas enfrentados pelo hospital.

A partir do reconhecimento de potenciais riscos nos processos, é possível priorizar aqueles que apresentam maior probabilidade de graves consequências aos pacientes e à instituição. Com base nesse conhecimento, o próximo passo é definir medidas, que após serem implementadas devem ser monitoradas para acompanhamento por um período preestabelecido, visando a garantia da eficácia para gerenciar os riscos identificados.

Atendimento aos padrões de qualidade estabelecidos pela ANS

É essencial garantir o cumprimento das normas estabelecidas pela Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS). Elas são consideradas os pilares para evitar eventuais complicações com o órgão, que podem ser geradas em fiscalizações e para garantir a qualidade dos serviços prestados.

Mas não basta o gestor seguir as normas, é importante ir além do mínimo exigido. Esse é um esforço em direção à excelência, que pode mostrar como a instituição se preocupa com os pacientes, gerando maior credibilidade e confiança no hospital.

Foco no atendimento de excelência

O atendimento humanizado, com foco no paciente, desde o primeiro contato até o período de recuperação, é um sinal de que a instituição está na direção certa.

Nesse sentido, os canais de opiniões e sugestões precisam ficar sempre abertos. Isso porque os processos e os métodos de trabalho necessitam ser repensados e as melhorias implementadas constantemente para garantir a satisfação dos pacientes.

Investir na gestão das finanças

Manter as finanças em dia é outro requisito básico para a melhoria da gestão hospitalar. Para isso, o gestor de saúde deve usar os recursos disponíveis de maneira inteligente, para abastecer o hospital com equipamentos e suprimentos necessários, evitando os desperdícios.

Mas um perfeito controle depende de bons recursos tecnológicos, com softwares adequados para o controle financeiro. No entanto, de nada adianta se as informações geradas por ela não forem bem empregadas. Dessa forma, é preciso entender claramente as prioridades do hospital e aquilo que pode agregar valor aos serviços prestados.

Aqui, é importante considerar que a satisfação dos pacientes deve sempre estar em primeiro lugar.

Acompanhar a gestão de pessoas

Gerenciar pessoas é um trabalho contínuo e amplo, que se inicia com a contratação do colaborador. Para contar com boas equipes, é essencial que os profissionais de saúde entendam o papel que desempenham e saibam como desenvolvê-lo da melhor forma, com os recursos disponíveis.

Além disso, é preciso que cada um deles compreenda a importância de seus parceiros, assim como de outros departamentos, para o alcance dos objetivos e das metas em um hospital.

Melhores práticas e estratégias para otimizar a gestão hospitalar

Para otimizar a gestão hospitalar é preciso adotar algumas estratégias que envolvem desde o uso de métricas e indicadores de performance até a melhoria na experiência dos pacientes. Conheça as principais e saiba porque são importantes!

Definição de metas

A definição das metas serve como base de apoio para a elaboração do plano de ação, devendo essas estratégias serem integradas. Também é importante pensar em metas de curto, médio e longo prazo, além de considerar o custo para alcançá-las.

As primeiras metas a serem definidas devem ser a missão (razão de ser de uma empresa) e a visão (onde a instituição quer chegar). Nesse sentido, é indicado que os gestores dos hospitais almejem que a instituição se torne referência em atendimento e processos.

Outro ponto importante é definir as prioridades para executar as metas, já que algumas podem ser mais urgentes, enquanto outras, apesar de importantes, devem aguardar. Isso diz respeito, principalmente, àquelas que apresentam maior complexidade para a implementação.

Uso de métricas e indicadores de performance

O monitoramento dos indicadores-chave de desempenho (KPIs) é essencial à gestão hospitalar para avaliar e melhorar a eficiência operacional e a qualidade dos atendimentos médicos. As métricas podem oferecer insights sobre o desempenho financeiro, a qualidade do atendimento e os resultados da jornada dos pacientes.

Conforme citamos anteriormente, os KPIs mais importantes para as instituições de saúde incluem a satisfação do paciente, as taxas de readmissão, o tempo de permanência e a receita por paciente. Todos esses dados são essenciais para a tomada de decisões que visam o planejamento estratégico e a otimização de processos.

Padronização dos processos

A padronização dos processos de uma instituição de saúde é fundamental para facilitar a assimilação do modo como as atividades devem ser desenvolvidas pelos colaboradores.

Ao padronizar os procedimentos administrativos, o hospital garante que as medidas de segurança e as diretrizes de atendimento aos pacientes sejam cumpridas por todos, da mesma forma. Dessa forma, é possível evitar erros médicos e administrativos.

Automação de processos

A eficiência e a excelência na gestão hospitalar podem ser otimizadas com a incorporação de tecnologias avançadas nos serviços de saúde. Isso porque a adoção estratégica de soluções digitais consegue transformar o cuidado ao paciente e os processos operacionais dos hospitais, conforme detalhamos a seguir.

Integração de Inteligência Artificial (IA)

As diferentes aplicações de Inteligência Artificial (IA) desempenham um papel fundamental em diagnósticos, assim como em decisões de tratamento e cuidados personalizados aos pacientes.

Além disso, ao otimizar os fluxos clínicos e fornecer intervenções médicas precisas, a IA aprimora a qualidade na prestação de serviços de saúde.

Monitoramento remoto

Os softwares de monitoramento remoto permitem que os profissionais de saúde acompanhem de maneira contínua os sinais vitais dos pacientes, bem como os dados de saúde em tempo real. Com isso é possível fazer intervenções oportunas e planos de tratamento personalizados, reduzindo a necessidade de visitas frequentes pessoalmente.

Transformação digital

A adoção de ferramentas digitais, como plataformas de telemedicina e prontuários eletrônicos de saúde (EHR), otimiza a gestão de dados e aumenta o acesso aos serviços de saúde. Isso não apenas aumenta a eficiência, mas também gera melhores resultados para todos os pacientes.

Uso da IA na eficiência operacional

A inteligência artificial já é considerada uma aliada indispensável dos hospitais, auxiliando médicos a detectar doenças, analisar exames e personalizar tratamentos.

Além disso, o uso da IA permite a melhoria da eficiência operacional, contribuindo para reduzir custos e erros médicos. Ela também tem um papel crucial no gerenciamento de dados de pacientes, proporcionando análises mais precisas e profundas.

Nesse sentido, a IA na saúde atua como apoio fundamental para diagnósticos mais precisos, tratamentos mais efetivos e melhor controle e análise das informações. Logo, podemos considerá-la uma peça fundamental no futuro da Medicina, considerando as amplas possibilidades de aplicações.

Aplicações da inteligência artificial na área médica

As aplicações da inteligência artificial na área médica são as mais diversas, representando uma verdadeira revolução na forma como os cuidados de saúde são gerenciados. Conheça algumas das mais importantes a seguir.

• diagnóstico de doenças — os algoritmos de aprendizado de máquina estão sendo treinados para o reconhecimento de padrões em inúmeros exames médicos, proporcionando diagnósticos mais precisos do que os humanos conseguem fazer. A IA também detecta condições de saúde a partir de sinais sutis que podem passar despercebidos ao olho humano, permitindo intervenções médicas precoces e potencialmente curativas;
• tratamento personalizado — permite que os médicos criem terapias sob medida para cada paciente, conforme suas características genéticas e estilo de vida. Exemplo disso, são os tratamentos oncológicos personalizados com base na genética do tumor, aumentando significativamente a eficácia dos resultados;
• monitoramento de pacientes — a IA proporciona um acompanhamento personalizado e contínuo aos pacientes. Os dispositivos de monitoramento que podem ser conectados a essa tecnologia conseguem coletar e analisar dados de saúde em tempo real, como pressão arterial, batimentos cardíacos e níveis de glicose.

Com base nos dados dos pacientes, a IA alerta os profissionais da saúde sobre alterações vitais. Com isso, a tecnologia também consegue prever riscos para a saúde antes mesmo de se tornarem perigosos, permitindo intervenções preventivas.

Experiência do paciente

A satisfação dos pacientes desempenha um papel vital na prestação de cuidados de saúde, impactando a adesão ao tratamento e o bem-estar geral. Mas como melhorar esse aspecto? Para isso é importante considerar as seguintes estratégias:

• engajamento dos pacientes — é importante envolvê-los nas decisões de cuidados, educando-os sobre os planos de tratamento e incentivando com perguntas para capacitá-los, a fim de promover uma jornada de cura colaborativa;
• coordenação dos cuidados — garantir uma coordenação perfeita entre os prestadores de cuidados de saúde, departamentos e serviços, é fundamental para oferecer uma experiência de cuidados eficiente e coesa, reduzindo atrasos e transtornos para os pacientes;
• solicitação de feedback — para isso é necessário implementar pesquisas de satisfação dos pacientes e mecanismos de resposta. Isso permite reunir insights, identificar áreas que necessitam de melhorias e abordar preocupações, mostrando dedicação à qualidade do cuidado e serviços centrados no paciente.

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Conforme você pôde ver, saber como otimizar a gestão hospitalar é essencial para aplicar metodologias e estratégias que permitam entender os pontos fortes e fracos da instituição. Com isso, é possível evitar erros e garantir um atendimento de excelência, bem como a competitividade no mercado.

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