Gestão de ativos hospitalares: como fazer na prática

A necessidade de fazer a gestão de ativos hospitalares e de clínicas médicas precisa ser muito eficiente por uma razão óbvia: as vidas humanas dependem dos ativos de hospitais.

Um equipamento com manutenção vencida ou mal calibrado, por exemplo, pode causar danos irreparáveis aos pacientes. Com essa introdução fica fácil perceber que este assunto é muito importante, não é mesmo?

Então continue a leitura para aprender tudo sobre a gestão de ativos de hospitais. Confira!

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O que é gestão de ativos?

Primeiramente, vamos definir ativos. São produtos e/ou objetos (incluindo equipamentos ou softwares) disponíveis em uma instituição de saúde, ainda que seus contratos sejam diferenciados — como os equipamentos tecnológicos que estão em regime de comodato.

Já gestão de ativos é a uma das ações arquitetadas para a avaliação dos valores ativos da empresa. Para isso, é feito o levantamento de custos, os tipos de investimentos e as oportunidades envolvidas em cada situação.

Para uma gestão eficiente de ativos é essencial inventariar os produtos, ou seja, precificar de acordo com os tributos corretos para cada ativo, além de analisar o ciclo de vida de cada um e a respectiva depreciação ao longo do tempo.

A seguir, deve-se verificar as condições de funcionamento (se o ativo for um equipamento), diagnosticar estrategicamente os ativos para fazer a prevenção de problemas com relação aos ativos, bem como o monitoramento do desempenho das tecnologias presentes na instituição.

Qual a importância de gestão ativos em qualquer tipo de empresa?

A gestão de ativos é fundamental para qualquer empresa, saiba os motivos!

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Diminuir custos

O principal benefício é, sem dúvidas, a diminuição dos custos. Afinal, com um gerenciamento de ativos eficaz é possível observar maior controle da movimentação do dinheiro, sobretudo como ele é direcionado no dia a dia da empresa e qual fatia vai para cada área.

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Otimizar orçamento

O controle dos custos permite a otimização orçamentária. A gestão de ativos analisa as oportunidades e os riscos. Ou seja, pode-se prever danos e futuras reparações, gerando um orçamento mais preciso e eficiente para que a empresa seja sustentável.

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Manutenções preventivas

Os processos de manutenção também são otimizados pelo gerenciamento de ativos, pois um gerenciamento eficiente melhora a qualidade dos equipamentos utilizados especificamente em manutenções preventivas.

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O que é a gestão de ativos hospitalares?

No ambiente hospitalar, a gestão de ativos é sinônimo da manutenção de máquinas, equipamentos, ativos físicos, pessoais e até de pacientes.

Ela permite que as instalações continuem eficientes e rentáveis. Com isso, os médicos podem se ocupar dos seus pacientes enquanto as pessoas responsáveis pelo maquinário e infraestrutura cuidam para que tudo funcione adequadamente.

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Qual é a importância da gestão de ativos hospitalares?

A gestão de ativos de hospitais é fundamental, pois a rotina destas instituições é dependente de uma série de sistemas e equipamentos médicos em funcionamento ininterrupto.

Portanto, cabe à equipe de gestão o gerenciamento dessa logística e os cuidados para não haver falhas nestes mecanismos. As equipes de manutenção, responsáveis pelo funcionamento dos sistemas e das máquinas devem atuar em conjunto com os gerentes.

Confira os principais detalhes para a compreensão da verdadeira importância desse tipo de gestão!

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Melhorar o atendimento aos pacientes

O objetivo de todos os hospitais e instituições de saúde é o oferecimento de serviços de qualidade para os pacientes. E a eficiência dos atendimentos está intimamente relacionada ao funcionamento dos aparelhos utilizados pelos profissionais de saúde.

Assim, fazer a gestão de ativos hospitalares é uma excelente recomendação para a melhora dos serviços de cuidado aos pacientes, pois permite oferecer equipamentos e utensílios com as melhores qualidades.

Além disso, a partir de um planejamento eficiente, podemos diminuir as chances de os médicos serem surpreendidos por falhas operacionais e danos, propiciando um atendimento mais rápido e com mais segurança aos pacientes, pela garantia de que os ativos estão funcionando adequadamente.

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Aumentar a produtividade das equipes

Quando a gestão não está funcionando adequadamente, os profissionais de saúde podem levar mais tempo para encontrar os aparelhos que desejam, que podem estar com outros profissionais ou “esquecidos” em algum setor, por exemplo.

Esse fator pode atrasar o atendimento aos pacientes e ainda reduzir a produtividade. No entanto, a partir de um sistema de gestão de ativos de hospitais, fica mais fácil organizar os equipamentos de forma estratégica, bem como possibilitar pesquisas mais ágeis e rápidas sobre a sua localização e disponibilidade.

Dessa forma, os médicos e enfermeiros poderão levar menos tempo para encontrar as suas ferramentas de trabalho e, assim, realizarem as suas atividades de maneira muito mais produtiva.

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Reduzir os custos com reposição de ativos

Os custos de operação também podem ser minimizados com uma gestão de ativos hospitalares eficaz. Isso acontece porque um sistema integrado é capaz de analisar dados que permitem um planejamento muito mais eficiente dos seus gastos.

Por meio das previsões de gastos nos meses subsequentes, por exemplo, ou pelos relatórios de custos, é possível ter uma base muito mais sólida para a realização dos cálculos. Ao descobrir os problemas nos ativos no menor tempo possível, é possível acionar a manutenção antes de causarem prejuízos.

O resultado não poderia ser mais positivo, pois leva à economia de várias despesas, e previne a perda de ativos — o que leva a menos geração de gastos com a compra de novos. Além disso, permite tratar as pequenas falhas de aparelhos antes de causarem graves interrupções no fluxo de atendimento, que pode tornar necessário o encaminhamento de pacientes para outros hospitais.

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Facilitar o descarte de resíduos médicos

Por fim, muitos hospitais e clínicas médicas podem encontrar grandes dificuldades na realização do descarte de resíduos médicos da maneira mais adequada possível. Isso porque é crucial que tais elementos inativos sejam descartados com a maior segurança possível visando evitar danos ambientais e aos seres humanos.

Com isso, ao investir em uma boa gestão de ativos, o processo de descarte de resíduos médicos garante aos hospitais a padronização dos procedimentos adotados com os resíduos, estabelecendo as melhores e mais seguras estratégias de descarte.

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Quais são os principais desafios da gestão de ativos hospitalares?

A equipe que cuida da manutenção dos equipamentos hospitalares conta com profissionais como o engenheiro clínico ou engenheiro hospitalar, o qual enfrenta diversos desafios para a manutenção dos ativos hospitalares em perfeitas condições de uso. Um dos maiores é a garantia do rastreamento eficiente para otimizar o trabalho na gestão de ativos de hospitais.

Assim, esses profissionais precisam fazer todos os esforços possíveis para que as unidades de saúde ofereçam as melhores condições de serviços prestados, sobretudo no que se refere ao uso dos equipamentos e demais ativos.

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Quais as melhores práticas para uma boa gestão de ativos de hospitais?

As clínicas e os hospitais que enfrentam os desafios citados terão grandes dificuldades sem organização. Mas para ajudar você a lidar com questões de gestão de ativos, fornecemos a seguir, algumas as melhores práticas, confira!

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1. Evitar redundâncias e otimizar a utilização de ativos

Muitos hospitais compram mais equipamentos do que precisam. O motivo são as dificuldades de encontrar os instrumentos e equipamentos que ficam "perdidos" por causa da correria do dia a dia hospitalar.

O resultado é um alto impacto nas finanças da instituição. Assim, para evitar as redundâncias e o uso equivocado de ativos, é fundamental adotar práticas reconhecidamente eficientes para a gestão de ativos. Ao instalar um sistema de monitoramento em seu hospital, por exemplo, você pode identificar os ativos e adicionar a localização dos equipamentos no banco de dados.

Com isso, será possível monitorar a localização dos aparelhos (sobretudo os menores) a todos os momentos, reduzindo investimentos desnecessários com novos equipamentos. Dessa forma, fica muito mais fácil otimizar o uso dos aparelhos e evitar o estoque de ativos iguais.

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2. Diminuir a inatividade dos aparelhos pelas práticas de manutenção

A limpeza e higienização de equipamentos é fundamental no setor da saúde. Por isso, além da importância da equipe de limpeza estar sempre atenta aos métodos de higienização dos aparelhos, os profissionais, como médicos, equipe de enfermagem (auxiliares, técnicos e enfermeiros), precisam cuidar dos aparelhos que eles mesmos utilizam ao atenderem seus pacientes no hospital.

Isso é importante, sobretudo, porque os trajes médicos e os instrumentos que eles fazem uso costumam ter elevada probabilidade de entrar em contato com microorganismos que causasm infecções. Citando um exemplo, a bactéria Staphylococcus aureus, habita normalmente a pele humana, sendo perigosa em casos de pacientes com a imunidade comprometida, que é o caso de muitos pacientes. Inclusive, esta bactéria é muito vista em casos de infecções hospitalares.

Assim, implementar um calendário de gestão de ativos de hospitais é fundamental para as manutenções preventivas e para o controle eficaz da higienização. Por meio do calendário, é possível prevenir a contaminação entre pacientes.

Além disso, serve para normatizar as práticas de esterilização de instrumentos médicos de pequeno porte usados com frequência no hospital, diminuindo as chances de infecção e criando condições para um ambiente muito mais limpo e livre de patógenos nocivos.

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3. Monitorar o ciclo de vida dos ativos assegurando o manuseio

A falta de cuidados com os equipamentos também pode gerar acidentes. Mas existem maneira de prevenir que isso aconteça. No setor de saúde, é muito comum adquirir aparelhos muito caros, como camas hospitalares, macas, ferramentas cirúrgicas, medicamentos, entre tantos outros ativos hospitalares, o que torna o desafio maior, mas não impossível.

A melhor forma é realizar o correto monitoramento destes ativos, o que vai ser crucial para a diminuição das chances de acontecer acidentes. Já imaginou o risco de ver que uma maca está quebrada durante uma cirurgia?

Entretanto, felizmente, há uma forma de administrar o ciclo de vida dos equipamentos, sendo uma parte fundamental das boas práticas de gestão de ativos de hospitais. Assim, a administração do ciclo de vida dos ativos é uma parte importante das boas práticas de gerenciamento em hospitais que vai permitir fazer a manutenção de uma maneira mais eficiente.

Por meio dessa prática, é possível desenvolver calendários de manutenção, ordens de compra e dos custos. É possível, inclusive, monitorar as taxas que depreciam ativos específicos fazer o descarte ou conserto antes que eles tenham um dano irreparável. Com a implementação de tais práticas, os hospitais ou clínicas médicas serão lugares muito mais seguros, tanto para os médicos quanto para os seus pacientes.

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4. Criar tags para os instrumentos médicos visando facilitar as retiradas

Alguns equipamentos e instrumentos médicos custam milhares ou até milhões de reais, sendo alguns dos ativos de maior valor no estoque dos hospitais. Isso porque a maior parte dos aparelhos são investimentos feitos de uma única vez, fazendo com que a monitoração da sua utilização seja crítica.

Ao criar um banco de dados transparente para fazer retiradas e devoluções de ativos estocados, você deixa tudo mais organizado. A partir daí, crie tags que monitorem aonde estão os ativos, evitando que pequenos instrumentos médicos se percam no hospital durante o manuseio e trânsito pelos vários setores dos hospitais.

Já os aparelhos caros, por outro lado, ficam sob o risco de serem furtados. E com a ajuda de um software de gestão de ativos hospitalares é possível criar etiquetas com códigos de barra para os itens que estão estocados.

Tais tags podem, inclusive, serem atribuídas aos médicos e demais profissionais de saúde ao retirarem os aparelhos para serem usados. Com isso, assim que um item desaparecer, é possível verificar quem o utilizou por último e em qual setor. Deu para perceber que as etiquetas nos ativos permitem diminuir custos e aumentar a produtividade em geral.

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5. Organizar os equipamentos médicos por meio de softwares

Ao organizar os aparelhos médicos com a ajuda da gestão de ativos de clínicas médicas e dos avanços da tecnologia, é possível, por exemplo, realizar a instalação de sistemas de gerenciamento de ativos em nuvem. Na prática, isso vai tornar todo o processo de gestão de ativos ainda mais eficiente e dinâmico.

Outra atitude, é preservar a qualidade dos instrumentos médicos com a esterilização dos mesmos e observando o calendário de manutenção. Tudo isso, colabora para a prevenção de quebras, especialmente, se as mesmas acontecerem durante a realização de uma cirurgia.

Neste texto, você viu informações fundamentais para uma gestão de ativos hospitalares eficientes, assim como a grande importância desse tipo de gestão, seus principais desafios e quais são as melhores práticas nesse sentido!

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