Gestão da cadeia de suprimentos: como fazer em um hospital

Define-se como gestão da cadeia de suprimentos a integração dos processos de negócios a partir do fornecedor primário (como uma indústria, por exemplo) até a chegada ao seu usuário final. Como são várias as etapas entre a saída até a chegada ao destino, fazer um gerenciamento adequado é fundamental.

Com relação à gestão da cadeia de suprimentos hospitalares, a importância é ainda maior, pois os envolvidos lidam com o manejo de produtos sensíveis e medicamentos termolábeis, além de os "consumidores" finais serem os pacientes do hospital.

Dessa forma, o funcionamento eficiente do sistema hospitalar está diretamente ligado à capacidade de suprir adequadamente os materiais e os insumos que asseguram a produtividade, a execução de procedimentos com alta qualidade, bem como a satisfação dos médicos e pacientes.

No entanto, apenas com a melhora da eficiência interna as organizações não conseguem se manter competitivas, sendo preciso administrar fatores externos que exercem influência sobre a instituição hospitalar. Em um cenário de custos elevados, os hospitais precisam aumentar a atenção à gestão da cadeia de suprimentos.

Neste texto, você verá como fazer a gestão da cadeia de suprimentos em um hospital de forma eficiente e com o melhor custo-benefício possível.

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O que é gestão da cadeia de suprimentos hospitalares?

De acordo com o Council of Supply Chain Management Professionals (CSCMP), a gestão da cadeia de suprimentos hospitalares consiste em planejar e gerir as atividades associadas à logística interna e inter-organizacional, além da coordenação e colaboração entre os parceiros da cadeia como os prestadores de serviço, fabricantes, fornecedores, distribuidores e consumidores.

Ainda que existam várias definições a respeito do termo, seu objetivo comum é a integração, que se estende não somente a empresas e entidades, como também engloba os processos envolvidos. Além disso, a globalização dos mercados e pacientes cada vez mais exigentes, faz com que muitos hospitais recorram à gestão de suprimentos visando aprimorar:

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• a competitividade;
• a eficiência sistêmica;
• a contenção dos gastos;
• a agilidade nas respostas ao mercado.

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Qual é a importância da gestão da cadeia de suprimentos?

A gestão cadeia de suprimentos, também conhecida como Supply Chain, é um processo crucial para o setor hospitalar, sobretudo porque um gerenciamento médico ineficiente pode causar a escassez de medicamentos e outros insumos essenciais para os cuidados com os pacientes, tanto direta quanto indiretamente.

Com isso, é possível verificar que, desde a fabricação até chegar aos pacientes, o fluxo envolve diversos fatores. Por tudo isso, a gestão de compras hospitalares é a verdadeira protagonista do gerenciamento da cadeia de suprimentos.

Isso fica ainda mais evidente, pois o final da cadeia de suprimentos hospitalares são os pacientes. Portanto, quando citamos a composição desta cadeia, retratamos quatro agentes fundamentais:

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1. Produtores: no início da cadeia estão os fabricantes dos medicamentos, dispositivos médicos e cirúrgicos, implantes e demais suprimentos;
2. Compradores: aqui mencionamos os agentes que tornam possível a distribuição de produtos, atuando como intermediários entre os produtores e os prestadores de serviço;
3. Provedores de serviço: são as instituições hospitalares, que usam os bens produzidos;
4. Pacientes / Médicos: são os consumidores finais. Os pacientes recebem os melhores suprimentos e no tempo adequado. Já os médicos se beneficiam, por exemplo, quando as cirurgias são agendadas e realizadas nos hospitais escolhidos por eles (por julgarem o hospital de melhor qualidade em diversos quesitos).

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Quais são seus principais desafios e limitações?

A quantidade de suprimentos hospitalares é expressiva e inclui uma ampla variedade de itens e atividades. Com isso, fica claro que os desafios a serem enfrentados no setor — para que a gestão alcance o máximo de eficiência — são muitos. Os desafios principais estão em conseguir:

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• aumentar os processos automatizados;
• rever os custos, pois costumam representar mais de um terço dos gastos operacionais;
• usar suprimentos de qualidade são fundamentais para uma integração eficiente, propiciando melhorias no desempenho;
• tornar procedimentos mais precisos, como as cirurgias, por exemplo;
• evitar organizar a cadeia por funções — cardiologia e ortopedia, por exemplo — para diminuir a dificuldade de projeção para os processos mais abrangentes e eficientes;
• evitar a solicitação de suprimentos além do necessário para maximizar a sua disponibilidade, favorecendo a redução dos custos com estoque;
• investir em infraestrutura de tecnologia da informação (TI) impactando na falta de dados de qualidade para integração e eficiência.

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Ao conseguir atender às demandas hospitalares, mantendo o padrão de qualidade utilizando adequadamente os recursos, é possível encontrar maneiras inteligentes e eficazes de gerenciar e controlar as operações.

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Quais as melhores práticas para a boa gestão da cadeia de suprimentos hospitalares?

A seguir estão as práticas mais eficazes para uma gestão da cadeia de suprimentos eficiente, abrangendo, tecnologia, controle de qualidade, estoque adequado, entre outras medidas.

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Estratégia de suprimentos

A primeira das práticas de gestão da cadeia de suprimentos é a estratégia adotada para gerir cada produto em si. Sem ela, as outras ações não serão possíveis ou não terão grande relevância. A estratégia de suprimentos envolve:

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• a seleção estratégica dos fabricantes, fornecedores e distribuidores;
• o alinhamento estratégico com cada um deles e internamente;
• o planejamento para o médio e longo prazos.

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Logística dos suprimentos

O funcionamento eficiente da gestão da cadeia de suprimentos está intimamente ligado à logística de suprimentos. Nesse aspecto, nos referimos ao suprimento adequado do ambiente hospitalar com materiais que visam garantir a melhor qualidade possível dos itens à disposição:

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• da equipe médica;
• da enfermagem;
• da farmácia hospitalar;
• da equipe responsável pelas refeições;
• dos responsáveis pela adequada limpeza, higienização e esterilização hospitalar.

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Alinhamento de objetivos

Quando as metas e os objetivos estiverem devidamente determinados, devem ser compartilhados com os outros membros da cadeia de suprimentos hospitalares, enfatizando que o foco é o atendimento exemplar e primoroso aos clientes, que no ambiente hospitalar são denominados "pacientes" e seus familiares, ou seja, pessoas que estão vulneráveis pela doença, dor e incertezas.

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Coordenação do fluxo total

Gerenciar os fluxos de suprimentos é o mesmo que falar sobre gestão de todos os incontáveis produtos presentes nos hospitais, os serviços prestados por todas as pessoas envolvidas e as muitas informações nos vários níveis do gerenciamento, envolvendo os vários membros da cadeia de suprimento.

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Controle de qualidade

Até o momento, não há sistema de saúde no mundo que tenha conseguido desenvolver uma fórmula tão bem-sucedida a ponto de fornecer saúde de qualidade elevada, altamente acessível e a um custo desejável.

Os hospitais, por exemplo, representam os maiores gastos nacionais de saúde, sendo os suprimentos hospitalares de MRO (manutenção, reparo e operação) os maiores custos para os hospitais.

Dessa forma, apenas um modelo de gestão da cadeia de suprimentos hospitalares pode executar de forma plena os processos que envolvem a obtenção de produtos e os serviços para as equipes dos hospitais que lidam diretamente com os pacientes com:

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• planejamento efetivo;
• capital de giro;
• suprimentos;
• contratação.

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Compartilhamento de riscos e recompensas

O compartilhamento — por meio da distribuição — justo dos custos, riscos e benefícios entre os integrantes da cadeia de suprimentos, objetiva benefícios coletivos, a médio e longo prazo.

Além disso, compartilhar propicia o alinhamento com o mesmo foco entre os componentes da cadeia. Com uma relação de longo prazo com parceiros, o compartilhamento é otimizado de forma a compreender as informações e a construção de confiança mútua.

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Investimento em tecnologia

A informatização dos sistemas no setor hospitalar e a adoção das soluções que aprimoram os processos e favorecem as trocas de dados e informações mostra-se essencial para o desempenho da cadeia de suprimentos.

Pode-se adotar, por exemplo, os sistemas de ERP (Enterprise Resources Planning), que unificam as informações da cadeia num único canal. Além disso, os prontuários eletrônicos também colaboram para reduzir, e até mesmo eliminar, os erros de registro. Já os equipamentos de monitoramento e rastreamento de ativos, aumentam a produtividade e evitam os desperdícios como os observados na farmácia do hospital, por exemplo.

Ou seja, a tecnologia é fundamental para a gestão inteligente dos suprimentos hospitalares, além de reforçar a necessidade de ampliar os investimentos nesse setor, para evitar perdas futuras e, inclusive, recuperar os gastos até então.

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Estoque adequado

Com a diminuição das unidades de estoque, os processos de compra, armazenamento e distribuição ficam mais fáceis, favorecendo a gestão das atividades. Mas para funcionar adequadamente, é preciso fazer uma avaliação criteriosa do que comprar, focando em reduzir a variabilidade.

Ou seja, evitar comprar produtos que parecem ser para finalidades diferentes quando, na verdade, funcionam da mesma forma. Para alcançar esse objetivo, pode ser feita a seleção e padronização dos produtos funcionalmente equivalentes.

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Categorizar suprimentos hospitalares

Nas instituições de saúde, a cadeia de suprimentos engloba os itens médicos e não médicos, além das despesas operacionais e de capital. Na categoria médica, por exemplo, podemos incluir os itens clínicos e farmacêuticos.

Já a categoria não médica são todos os outros bens e serviços para a execução da administração hospitalar. Ou seja, se os materiais cirúrgicos são de fundamental importância, os materiais de escritório também são.

Além disso, certos itens como os produtos farmacêuticos termolábeis e também os controlados, que estão sujeitos a sérias regulamentações, as quais modulam a forma como os fornecedores os fornecem e os tratam, precisam seguir rígidos controles internos.

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Aplicar a metodologia Lean

O princípio do método Lean é a manutenção do uso sustentável dos recursos bem como seu consumo otimizado, mantendo apenas o que é indispensável. Dessa forma, é possível valor e simplifica os processos. Nesse sentido, os objetivos da metodologia aplicados na cadeia de suprimentos hospitalares são:

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• aumento da competitividade;
• diminuição do desperdício;
• organização dos fluxos.

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Então, com essas premissas em prática, as atividades devem ser avaliadas periodicamente, visando a eliminação do que não agrega valor à instituição de saúde. Os fornecedores também precisam ser avaliados com frequência. Algumas práticas simplificam a gestão de suprimentos, que fica mais eficiente. São elas:

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• terceirizar atividades tidas como secundárias;
• planejar os fluxos internos e externos;
• padronizar e automatizar processos;
• estabelecer as regras de negociação.

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Aplicar o princípio Just in Time

“Just in time” é o termo inglês que significa “no momento certo”, e serve para denominar o sistema de administrar a produção que foi desenvolvido na década de 1950, pela montadora de carros Toyota. Segundo o método, existe um momento certo para produzir, um para transportar e, então, comprar.

Mas o que isso quer dizer? Que a empresa produz apenas a partir da demanda, ou seja, só adquire itens necessários na quantidade e no momento certo. Com isso, o estoque das matérias-primas será o suficiente para poucas horas, influenciando diretamente na redução do desperdício. O método traz conceitos de:

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• administração da produtividade;
• administração do trabalho;
• projetos dos produtos;
• gestões da qualidade;
• gestão dos materiais;
• recursos humanos.

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O ambiente hospitalar pode usar essa metodologia na distribuição interna de refeições, medicamentos e materiais de enfermagem. Dessa forma, os pacientes escolhem o que querem comer, apenas pouco antes das refeições serem servidas. Trata-se de uma prática simples, mas que alcança excelentes resultados, evitando o desperdício, reduzindo custos e garantindo a satisfação dos clientes.

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Integração com parceiros

É salutar construir uma colaboração estratégica com os fornecedores e demais integrantes de instituições hospitalares da cadeia de suprimentos com relação ao montante, tendo em vista as atividades de suprimentos como a fabricação e a distribuição.

No entanto, é preciso salientar que, mesmo havendo uma grande colaboração entre os integrantes da cadeia, é preciso ter dados assertivos para haver uma integração eficiente a longo prazo.

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Relacionamento com clientes

A estratégia de aprimorar o relacionamento com os clientes — incluindo os pacientes do hospital, seus parentes, os próprios funcionários da instituição (clientes indiretos) e também os fornecedores — configura-se como um conjunto de processos para gerenciar as reclamações e as sugestões de pacientes, bem como de funcionários (que conhecem a rotina do dia a dia do hospital).

Dessa forma, pode-se construir mais relacionamentos de longa duração e de satisfação dos clientes.

Além das práticas apresentadas, há outras como:

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• flexibilidade quanto às regulamentações do governo, críticas para a prestação de serviços de saúde voltadas ao alcance de resultados para os pacientes;
• flexibilidade para se adequar às restrições do mercado global e regional;
• a resiliência (resistência aos riscos).

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Neste artigo, você viu a grande importância gestão da cadeia de suprimentos hospitalares. Como destaque, apresentamos como driblar os maiores desafios para gerir a cadeia de suprimentos e, finalmente, quais as melhores práticas para a boa gestão da cadeia de suprimentos na área da saúde.

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