Emissão de recibos médicos ou notas fiscais: como fazer?

Ao optar por trabalhar como um profissional liberal ou autônomo, é imprescindível que o médico esteja atento às questões burocráticas relacionadas à sua rotina de trabalho, como a emissão de recibos. Esse processo é essencial para assegurar a sua conformidade legal, além de possibilitar o registro adequado dos atendimentos realizados pelo seu consultório, clínica ou hospital.

Gerenciar documentos fiscais corretamente permite ao profissional da saúde manter o equilíbrio entre as demandas administrativas, como agenda e faturamento, e as responsabilidades, para garantir o funcionamento de suas práticas médicas. Para tanto, é necessário entender quando os recibos e notas fiscais devem ser emitidos e adotar métodos para organizá-los de forma eficiente.

Quer evitar transtornos para a administração do seu estabelecimento médico? Neste post, vamos abordar tudo o que você precisa saber para cumprir com as suas obrigações legais. Confira!

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O que é recibo médico e nota fiscal?

Todos os médicos que trabalham na modalidade de pessoa jurídica (PJ), que possuem o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ), são obrigados a emitir nota fiscal. Esse documento é responsável por comprovar a prestação de serviços de saúde, o que engloba consultas, exames e procedimentos médicos.

Na nota fiscal, ficam registradas todas as informações sobre cada atendimento, como nome e CPF do paciente, data da consulta, valor cobrado e dados do profissional. A partir dela, você pode manter a sua contabilidade e as obrigações com o Fisco em dia.

É comum que os médicos que atuam como autônomos, mas sem CNPJ, acreditem que não precisam realizar essa tarefa. No entanto, isso não passa de um equívoco, já que devem emitir o recibo médico, documento que também cumpre o papel de comprovar que o serviço foi prestado.

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Qual é a importância de emitir esses documentos?

A emissão de documentos fiscais decorrentes da venda de mercadorias ou prestação de serviços é determinada pela Lei nº 8.846/94, cujo descumprimento pode gerar penalidades legais. Entenda, a seguir, quais são os motivos pelos quais você deve se adequar a essa norma.

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Garante a sua conformidade legal

Como mencionamos acima, emitir nota fiscal ou recibo é uma obrigação legal. Portanto, emiti-los garante a sua conformidade com as leis fiscais e regulatórias.

De acordo com a Lei nº 8.846, os profissionais ou empresas que forem flagrados trabalhando sem emitir esses documentos podem ter que arcar com o pagamento de multas, sofrer sanções administrativas ou processos judiciais, dependendo da gravidade da infração cometida.

Além disso, a medida é importante para que o médico e o paciente possam justificar e comprovar os seus ganhos ou gastos financeiros na hora de fazer a declaração do Imposto de Renda.

Contribui para o registro e a transparência das atividades médicas

As notas fiscais e os recibos fornecem um registro claro e transparente das transações financeiras realizadas entre o profissional de saúde e o paciente. As informações contidas nesses arquivos facilitam a organização de seus processos contábeis e a manutenção da confiabilidade nas suas operações comerciais, tão importantes em uma empresa.

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Comprova serviços

Com esses documentos em mãos, o paciente pode comprovar que realmente passou pelo atendimento médico e teve uma despesa financeira. Ter esse registro é especialmente útil quando existe a necessidade de solicitar reembolso para seguradoras ou planos de saúde.

Os dados da nota fiscal ou recibo também podem ser importantes para que os médicos façam um acompanhamento preciso do histórico do paciente, especialmente em caso de perda de dados, avaliando por quais procedimentos ele já passou, por exemplo.

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Colabora com o controle financeiro

A gestão das finanças do consultório médico é um fator essencial para a sua sustentabilidade enquanto empresa. Os profissionais que emitem o comprovante de consulta podem ter mais controle sobre o seu departamento financeiro, já que têm uma visão mais clara de suas receitas, despesas e fluxo de caixa.

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Quais são as diferenças entre nota fiscal e recibo médico?

Embora tenham a mesma função, que é comprovar a prestação de serviços, a nota fiscal e o recibo médico apresentam algumas diferenças relevantes. A nota fiscal deve ser emitida pelos médicos que possuem CNPJ, contendo todos os dados sobre a transação e taxas tributárias.

Em muitos hospitais ou clínicas que contratam médicos sem vínculo trabalhista, é obrigatório se enquadrar como PJ para assegurar a sua conformidade na apuração de tributos.

Já o recibo de pagamento é emitido por profissionais liberais ou autônomos. Nele, o foco está no registro do valor pago pelo serviço, não havendo informações tributárias. Apesar de suas distinções, os dois documentos são considerados fiscais, podendo ser utilizados para fins contábeis.

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Quando eles devem ser emitidos?

Se você atua como pessoa jurídica, a nota fiscal deve ser emitida sempre que prestar serviços médicos, de acordo com as normas determinadas pela legislação tributária. Sendo assim, é recomendado emitir esse documento diante da realização de consultas, exames, procedimentos e demais atendimentos remunerados.

No que se refere à emissão do recibo médico, ele deve ocorrer sempre que um profissional da saúde que não tem CNPJ deseja comprovar o recebimento de pagamento por serviços médicos prestados.

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Quais são as obrigatoriedades para cada tipo de profissional?

A forma como o médico atua demanda o cumprimento de obrigatoriedades legais específicas, o que implica taxas e recolhimentos de impostos distintos. Acompanhe quais são as determinações para PJ e para profissionais autônomos.

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Pessoa jurídica

Os médicos com CNPJ devem emitir nota fiscal, estando sujeitos ao recolhimento de impostos e contribuições previdenciárias conforme o regime tributário escolhido, que pode ser:

• Simples Nacional (regime tributário simplificado para micro e pequenas empresas);
• Lucro Presumido (regime tributário baseado na margem de lucro presumida pela Receita Federal); ou
• Lucro Real (regime tributário baseado no lucro líquido da empresa).

Além disso, é preciso arcar com obrigações acessórias, o que compreende o envio de declarações fiscais e contábeis, levando em consideração as diretrizes dos órgãos competentes.

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Profissional autônomo

Para os médicos que trabalham como autônomos, fica estabelecida a obrigatoriedade da emissão de recibo para prestação de serviço, a fim de comprovar que foram remunerados por suas atividades.

Quem faz parte dessa categoria também deve recolher impostos sobre renda e fazer contribuições previdenciárias, manter registros contábeis adequados e declarar seus rendimentos à Receita Federal, cumprindo as obrigações tributárias como pessoa física.

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Qual é o passo a passo para emitir nota fiscal?

Antes de qualquer coisa, os médicos que pretendem emitir nota fiscal devem abrir um CNPJ. Para isso, é preciso definir qual será o porte da sua empresa, bem como a natureza jurídica e o regime tributário – se você está neste momento, vale a pena saber mais sore a equiparação hospitalar.

Em seguida, o profissional deve cadastrar-se na prefeitura ou órgão fiscal competente e adquirir ou implementar o sistema de emissão de nota fiscal eletrônica (NF-e) ou de expedição manual do documento. Confira o nosso passo a passo para emitir esse comprovante no seu consultório.

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Registre o serviço prestado

Ao concluir o atendimento médico, registre-o imediatamente, incluindo detalhes como o nome do paciente, a data da consulta ou procedimento, os serviços realizados e os valores cobrados.

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Emita a nota fiscal

Utilizando o sistema escolhido, como o Emissor de NF-e, preencha os campos necessários com os dados do serviço e do paciente para gerar a nota fiscal.

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Entregue o comprovante ao paciente

Depois de emitida, uma cópia da nota fiscal deve ser enviada digitalmente ou impressa e entregue pessoalmente ao paciente para que a utilize de acordo com as suas necessidades, como solicitar reembolso de despesas médicas ou anexar à declaração de imposto de renda.

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Arquive o documento

Outra cópia do documento deve ser arquivada em seus registros contábeis, o que faz parte das exigências definidas pela legislação fiscal, uma vez que ela pode servir como prova de suas transações comerciais.

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Qual o passo a passo para emitir recibo médico?

O processo de emissão do recibo de consulta médica é mais simples, mas requer atenção, para que todos os dados relevantes sejam registrados corretamente, para a sua segurança e a de seus pacientes. Saiba como realizá-lo na prática.

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Faça a identificação do paciente

Para preencher o comprovante, comece solicitando ao paciente informações básicas, como o seu nome completo, número do Registro Geral (RG) e do Cadastro de Pessoa Física (CPF), endereço e telefone de contato.

1. Descreva o serviço prestado: registre detalhes sobre o serviço prestado, como a data da consulta, os procedimentos feitos, diagnósticos, prescrições ou recomendações, conforme aplicável;
2. Informe o valor cobrado: logo após detalhar a atividade executada, é o momento de informar o valor cobrado por ela, especificando eventuais descontos, formas de pagamento e o montante total a ser pago pelo paciente;
3. Registre os seus dados profissionais: inclua no documento os seus dados pessoais e profissionais, como nome completo, número do Conselho Regional de Medicina (CRM), especialidade médica e telefone de contato;
4. Assine e carimbe: descritas todas as informações essenciais do recibo médico, é preciso assiná-lo e carimbá-lo com o carimbo do seu consultório médico ou clínica;
5. Entregue o recibo ao paciente: assim como a nota fiscal, o recibo também deve ser entregue ao paciente. Não se esqueça de manter uma cópia para seus próprios registros;
6. Arquive o comprovante: por fim, basta arquivar o comprovante de maneira organizada para futura referência e conformidade com as obrigações fiscais e legais.

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Como fazer a gestão adequada desses documentos?

Com uma rotina agitada, o consultório ou clínica acaba emitindo um grande volume de notas fiscais ou recibos, que devem ser gerenciados de forma eficiente, o que significa zelar pelo controle e armazenamento de suas informações para que estejam disponíveis quando necessário e sejam acessadas apenas por pessoas autorizadas. Veja como fazer essa gestão na prática.

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Padronize os processos de emissão de notas e recibos

Em primeiro lugar, é indicado definir procedimentos claros e padronizados para emitir, distribuir e arquivar notas fiscais e recibos médicos, o que garante a consistência e organização desse processo.

Você pode, por exemplo, estabelecer um padrão para esses comprovantes, designar responsabilidades específicas para emissão e entrega e classificá-los de acordo com o seu número, nome do paciente ou data.

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Utilize sistemas integrados

A adoção de sistemas integrados de gestão financeira e contábil ajuda a simplificar a expedição de documentos fiscais. Isso porque eles oferecem recursos para emiti-los na versão eletrônica, agilizando o registro e o controle das transações efetuadas pela empresa.

Além disso, essas ferramentas tornam os dados contábeis mais precisos e confiáveis, contribuindo para uma gestão eficiente e transparente das operações financeiras do negócio.

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Arquive os documentos corretamente

Para armazenar as notas fiscais e os recibos médicos de maneira organizada e segura, é possível adotar diferentes formas de arquivamento. Uma opção é utilizar sistemas de arquivamento físico, como pastas ou armários específicos, organizados por data, paciente ou tipo de serviço.

Há, também, a possibilidade de usar sistemas eletrônicos, como softwares de gestão documental ou armazenamento em nuvem, que facilitam o acesso às informações de forma rápida e remota, garantindo a segurança e a integridade dos documentos.

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Esteja ciente de suas obrigações fiscais e legais

É altamente recomendado que você estude e assimile quais são as suas obrigações fiscais e legais relacionadas à emissão de notas fiscais e recibos médicos, o que evita dores de cabeça com eventuais inconformidades passíveis de penalidades legais.

Nesse sentido, também é preciso estar ciente da importância da manutenção de registros precisos e da realização de auditorias regulares para impedir a ocorrências de erros que comprometam a transparência de suas atividades profissionais.

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Capacite a sua equipe para seguir os procedimentos definidos

A equipe do consultório deve estar a par de todos os procedimentos definidos para a gestão segura dos comprovantes fiscais dos serviços médicos prestados. Com base nisso, capacite os seus colaboradores para que se mantenham alinhados e preparados para realizar essa tarefa diariamente.

Os médicos que escolhem exercer a sua profissão como pessoa jurídica ou autônomos devem se preocupar não apenas com um atendimento de excelência e com o bem-estar de seus pacientes, mas também com o cumprimento de suas obrigações fiscais, aspecto fundamental para se prevenir contra sanções previstas em lei.

A emissão de recibos e notas fiscais permite que você se adeque às leis e tributações que incidem sobre o seu empreendimento de saúde, além de fornecer registros confiáveis para a sua contabilidade, contribuindo para a organização de suas finanças e a criação de um relacionamento de confiança com os seus pacientes.

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