Acabou de se formar em Medicina, já é médico clínico ou vai abrir uma clínica médica? A boa qualidade da gestão do negócio é a base para o sucesso do empreendimento. Afinal, o médico gestor precisa entender que o conhecimento sobre contabilidade para clínicas médicas é essencial.

Pensando nisso, compilamos este material com as melhores práticas de contabilidade para clínicas e consultórios médicos. Descubra se um médico pode ser PJ e as principais diferenças de contabilidade entre uma clínica médica e um médico PJ.

Entenda o passo a passo de como realizar a contabilidade de uma clínica médica e potencialize a sua lucratividade. Boa Leitura!

Conceitos básicos de contabilidade

De forma geral, a contabilidade tem diversos conceitos específicos e atrelados à sua aplicabilidade. Muitos podem até parecer complexos, principalmente para quem não é da área.

Entretanto, para quem pretende abrir um negócio e fazer a gestão contábil de clínica médica, o ideal é ter um entendimento básico desses conceitos. Mesmo que isso seja independente da área ou da natureza do empreendimento, ter essa noção básica pode ajudar, concorda?

Alguns nomes são bem intuitivos. Outros, porém, não são tão simples assim. Para a classe médica, termos como livro-caixa precisam ser conceituados, já que integram os conceitos comuns da rotina que envolve a contabilidade para médicos.

Em vista disso, destacamos alguns dos conceitos mais relevantes e que devem ser esclarecidos para quem planeja adentrar no universo contábil. Veja quais são!

Ativo

Esse conceito corresponde aos bens e direitos que a instituição tem. Os ativos incluem todos os valores em caixa, inclusive conta bancária, aplicações e até mesmo os valores que a empresa está a receber de clientes.

Ativos como estoques, máquinas e equipamentos também podem ser incluídos, dependendo da área de atuação.

Passivo

São todas as obrigações financeiras que a empresa tem. Nessa lista, todas as despesas serão incluídas, independentemente dos prazos para quitação ou suas recorrências. Inclui, também, empréstimos e contas a pagar.

Patrimônio líquido

Esse conceito se refere à diferença entre ativos e passivos. Logo, os valores do patrimônio representam a riqueza do empreendimento.

Receitas

As receitas são o total de dinheiro das vendas de bens ou serviços. Geralmente, elas estão relacionadas às operações comerciais de rotina da empresa.

Despesas

São valores referentes aos gastos empresariais, sem que tenham relação direta com o que se é comercializado pela empresa. Assim, mesmo que elas não visem o retorno financeiro, são consideradas fundamentais e necessárias à continuidade do negócio.

Balancete

Como o próprio nome sugere, ele faz referência a todas as informações relativas à atual situação financeira. Além de apresentar todos os direitos, envolver bens e investimentos da empresa, o balancete também inclui despesas, custos e reservas eventuais.

Fluxo de caixa

É um dos mais importantes instrumentos que o empresário usa para acompanhar, mais de perto, a situação financeira do seu investimento. Isso porque o fluxo de caixa inclui o registro das entradas e saídas de dinheiro da clínica.

Tipos de tributação mais usada em gestão médica

Em vias gerais, o CNPJ médico é o modelo mais utilizado por esses profissionais, já que tem se revelado mais vantajoso que as demais opções.

Quando um médico recém-formado opta por trabalhar como pessoa jurídica, por exemplo, ele terá muitas vantagens. No Brasil, mesmo que as melhores oportunidades de vagas de Medicina estejam no Sudeste e Sul, a maioria dos hospitais exige CNPJ na hora da contratação.

Nesse caso, o médico atua dentro de outra instituição, mesmo sendo “dono” do próprio negócio. Nessa modalidade de contratação, os próprios horários e o atendimento estão incluídos como parte desse processo de trabalho “autônomo”.

Portanto, o passo inicial para ter a sua própria clínica é ter seu CNPJ e, assim, poder fazer a emissão de notas fiscais relativas aos serviços prestados para os hospitais e clínicas. Vale frisar, entretanto, que ao abrir um CNPJ, o médico gestor deve escolher a natureza jurídica que mais se adequa ao seu tipo de trabalho e ao perfil de renda anual que pretende conquistar.

Confira, agora, quais são as alternativas de tributação mais adequadas para os médicos que querem gerir seu próprio negócio.

Simples Nacional

Quem termina a faculdade de Medicina e pensa em ser dono do próprio negócio tende a pensar que o Simples Nacional é a melhor alternativa de tributação para médicos, certo? Porém, é preciso muita atenção: esse regime não é tão “simples” como julga parecer.

Sob essa ótica, é extremamente importante que os impostos pagos na categoria Simples Nacional funcionem de acordo com a base na receita mensal da empresa médica. Além disso, o imposto detém outras variáveis associadas às atividades exercidas e a consonância com a folha de pagamento.

Nesse método de tributação, quanto maior a receita, maior será também a taxa que incidirá sobre a tributação. Assim, o médico deve avaliar todas as possibilidades e optar por aquela mais viável, conforme o faturamento de seu negócio.

Lucro presumido

Essa é uma das alternativas utilizadas por quem abre o próprio negócio na área médica. O lucro presumido também está atrelado ao CNPJ. Segundo as normativas da Receita Federal do Brasil, essa modalidade de tributação é indicada para pessoas jurídicas cujo faturamento é inferior a R$78 milhões anuais.

Pela legislação tributária, o imposto é calculado sobre a presunção do lucro. A alíquota que incide sobre o faturamento é de 32%. Na modalidade de lucro presumido, o médico terá de arcar com impostos mensais — como PIS, COFINS e ISSQN.

O IRPJ e CSLL são tributos que têm uma base de cálculo estimada pelo Governo Federal. Ou seja, a Receita presume que o profissional tem 32% de lucro, mesmo que, na prática, isso não seja real e, em alguns casos, a empresa esteja operando no vermelho.

Gostaria de saber o significado de cada sigla e suas respectivas taxas? Confira, agora mesmo, e fique por dentro das tributações que envolvem a contabilidade para clínicas médicas!

• PIS – Programa Integração Social – 0,65%;
• CSLL – Contribuição Social sobre o Lucro Líquido – 9%;
• Cofins – Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social – 3%;
• ISSQN – Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza – 2% a 5%;
• IRPJ – Imposto sobre a Renda das Pessoas Jurídicas – 15% , em média.

Em alguns casos, a base de cálculos para empreendimentos médicos obedece uma regra tributária diferenciada. Com isso, o percentual médio de tributação para médicos varia entre 13,33% e 16,66% ao mês. Porém, é possível obter a redução na alíquota, como nos casos de equiparação hospitalar.

Lucro Real

Por definição da Receita Federal, a modalidade de lucro real é indicada para empresas com faturamento superior a R$78 milhões ao ano. Apesar de não ser muito comum entre os médicos, essa tributação também se torna uma alternativa viável para associações médicas ou hospitais da rede privada.

Diferentemente das demais, essa modalidade calcula as taxas de imposto conforme o lucro líquido efetivo das operações efetuadas pela instituição. Nesse caso, a empresa precisa saber exatamente o valor, o que torna necessário fazer a contabilidade seguindo as diretrizes.

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Opções de tributação para médicos como autônomo

Outra possibilidade de o médico trabalhar sem pagar altas taxas de impostos é o trabalho autônomo ou como profissional liberal. Nessa modalidade, existe a cobrança do Imposto de Renda de Pessoa Física, vinculado ao Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS).

Alguns impostos são vinculados à legislação de cada localidade.

Em alguns quesitos, os municípios brasileiros têm plena autonomia para a gestão de seus investimentos. Um exemplo clássico é o Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISSQN), que é dependente da legislação municipal específica. Assim, conforme o padrão socioeconômico de cada município, as alíquotas podem ser elevadas.

Autônomo ou liberal – PF

Na Medicina há várias oportunidades de emprego. Quem se forma nessa área, geralmente, já começa a trabalhar. Uma das alternativas é a atuação como autônomo ou pessoa física: que possibilita a emissão de recibos médicos utilizando o CPF, somente.

Nessa categoria, os valores dos tributos serão baseados nos lançamentos feitos no livro-caixa, conforme a demanda mensal. Os médicos que atuam formalmente, sem registros de CNPJ, têm a obrigação de pagar as contribuições seguintes:

• INSS: por Lei, a contribuição previdenciária obedece uma alíquota no valor de 20% sobre o valor recebido. Porém, o percentual de tributação é limitado ao teto do INSS e a taxa máxima é referente ao valor de R$1.286,71 por mês.
• IRRF: de igual modo, o valor retido na fonte pode variar de 0% a 27,5%. O percentual varia conforme a tabela progressiva do IR. Nesse caso, não existe limite para retenção na fonte.

Autônomo ou liberal – PJ

Diferentemente da modalidade de tributação anterior, os valores dos impostos serão descontados pelo contratante quando o médico atua como PJ. Nesse caso, é necessário fazer a emissão do Recibo de Pagamento de Autônomos (RPA) na fonte.

Nesta modalidade, as alíquotas são:

• INSS: para o médico PJ, a contribuição previdenciária tem como base uma alíquota de 11%. No entanto, o valor máximo não pode superar R$ 707,69 ao mês;
• IRRF: o valor retido na fonte segue a mesma alíquota da PF: variação de 0% a 27,5% e sem limite para retenção na fonte.

Médico não pode se cadastrar como MEI

Pela legislação que confere às normas do MEI, os profissionais da Medicina não se enquadram na lista do Governo Federal para atuação no regime de Microempreendedor Individual. Por isso, convém ficar atento às normas na hora de montar um consultório médico ou abrir a sua própria clínica.

Inclusive, se os médicos optarem pelo MEI, eles podem sofrer sanções e processos por irregularidades no exercício da profissão. Além de serem autuados pela Receita Federal, a classe médica pode ser punida pelo próprio Conselho Federal de Medicina (CFM).

A justificativa é simples: o MEI foi criado pelo Governo Federal com a finalidade de formalizar o trabalho de profissionais autônomos. Assim, eles pagariam impostos regularmente, mesmo exercendo profissões sem formação técnica.

Ou seja, apenas áreas que se caracterizam por formação tecnóloga podem se registrar no MEI. Logo, as profissões que exigem curso superior não estão autorizadas a se cadastrarem nesse tipo de regime tributário.

Tipos de contratação para clínicas

Listamos as modalidades de contratação mais comuns, com suas características e definições mais relevantes. Observe!

Contratação via CLT

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) foi criada em 1943, a partir do Decreto-Lei nº 5.452. A CLT é um conjunto de leis, cujo objetivo é regulamentar as relações trabalhistas no Brasil. Ainda, visa estabelecer direitos e deveres de empregadores e trabalhadores a fim de tornar as relações de trabalho mais equânimes.

Desde a década de 1940, quando foi criada, a CLT se tornou o modelo de contrato mais tradicional no Brasil. Porém, independentemente da área de atuação, esse sistema é também o mais caro para as empresas, quando se fala em termos tributários.

Mesmo para o médico gestor, a opção pela CLT pode representar a formalização da relação entre empregador e empregado. Conforme a legislação, a adesão a essa modalidade de contratação implica o cumprimento de uma série de deveres e direitos para ambos.

No entanto, o ideal é avaliar os prós e contras de cada alternativa de contratação. Em clínicas médicas de maior porte, a maioria dos gestores opta pela contratação de médicos como celetistas. Nesse caso, a jornada de trabalho padrão é de 44 horas semanais, que podem ser adaptadas, conforme as possibilidades ou necessidades das especialidades médicas.

Uma alternativa para quem vai abrir uma clínica, é contratar médicos por honorários e aderir a CLT apenas para funções administrativas. Colaboradores como recepcionistas, secretárias e equipe de limpeza devem ser contratados por esse regime.

Outro método para otimizar custos é por meio da contratação de empresas terceirizadas para executar os serviços de limpeza e de segurança da clínica. Mesmo que a terceirização não elimine certos riscos trabalhistas, contar com esse suporte pode aliviar a carga de trabalho da gestão.

Contratação de médicos via PJ

Para compor equipe médica, você pode aderir a essa alternativa. Fazer a contratação de médicos via pessoa jurídica admite que eles prestem serviços nas dependências de seu estabelecimento, usando sua própria pessoa jurídica.

O gestor da clínica pode formalizar um contrato de prestação de serviços, em comum acordo e assinado por ambas as partes. No documento, a contratante deve deixar claro as regras e condições do serviço ou honorários a serem cumpridos na clínica, ou no consultório médico sob sua gestão.

Nesse modelo de contratação, o médico contratado como PJ precisa emitir, com regularidade, as notas fiscais discriminando a prestação de serviços para a sua clínica.

Outro ponto relevante é esclarecer eventuais dúvidas que não estejam no contrato. Ter esse cuidado evita desgastes futuros, gastos desnecessários e minimiza riscos trabalhistas.

Na prestação de serviços, a contratação não está sujeita às restrições do regime CLT. Ou seja, há maior facilidade para a rescisão do contrato, caso a parceria não esteja atingindo a expectativa de ambas as partes. Comparado à CLT, o contrato formal é mais simples e menos oneroso para o empregador.

Dicas de contabilidade para clínicas médicas

Em todas as áreas profissionais, manter um bom controle financeiro é crucial para a estabilidade, equilíbrio econômico e bem-estar geral. Isso é válido para todo tipo de negócio, o que não excetua a área da saúde.

Nesse sentido, os gestores devem ficar mais atentos quanto à organização financeira e planejamento da contabilidade para clínicas médicas. Com alguns cuidados, o próprio gestor pode fazer esse trabalho e reduzir custos com esse tipo de serviços.

Mas como fazer isso de forma eficiente para tornar o empreendimento sustentável e lucrativo? Enumeramos algumas sugestões práticas que podem tornar a sua clínica mais produtiva. Confira!

Separe as despesas da clínica dos gastos pessoais

Essa é a primeira dica, já que muitos proprietários falham nesse controle. Isso porque, como é o próprio negócio, a tendência é misturar as contas e, ao final, gerar problemas devido à falta de organização e controle.

Outro fator negativo desse tipo de conduta é que esse descontrole prejudica o acompanhamento financeiro. Para não cometer esse deslize e manter suas finanças bem organizadas, convém distinguir entre essas despesas.

Procure estabelecer um planejamento e mantenha as contas separadas. Assim, há maior possibilidade de gerenciar os gastos da clínica de forma mais efetiva. Adotando essa prática, sua contabilidade estará livre de possíveis distorções que poderiam colocar em risco o controle dos recursos financeiros.

Acompanhe o fluxo de caixa regularmente

Sem dúvida, a saúde financeira de qualquer empresa depende de um acompanhamento mais eficiente do fluxo de caixa. Ao fazer isso, a gestão clínica consegue entender para onde seus recursos estão sendo direcionados.

Com essas informações, será possível realizar cortes, substituições ou reduções de despesas desnecessárias. Mais do que isso: você pode alocar essa economia para investimentos que tornarão o seu negócio mais competitivo.

Utilize os recursos da tecnologia a seu favor

A cada dia mais, a tecnologia está se tornando uma grande aliada, não apenas para a rotina clínica, mas também para a otimização da gestão. Ao montar a sua clínica e fazer a sua própria contabilidade, você pode explorar as opções de softwares e aplicativos acoplados à Inteligência Artificial para esse setor.

Na gestão contábil de sua clínica médica, o uso dessas ferramentas trarão benefícios substanciais para a gestão. Entre os mais relevantes se destacam o aumento da produtividade, a maior integração das equipes e a eliminação de burocracias.

Nos serviços de contabilidade, a possibilidade de automação dos processos e registros facilitam o controle das transações financeiras. Por conseguinte, a rotina se tornará mais assertiva, além de reduzir a possibilidade de erros.

Faça uma boa gestão de estoque

Essa é uma etapa que não pode ser ignorada, já que isso gera grandes impactos na administração e na contabilidade de clínicas médicas. Manter a organização e o acompanhamento dos insumos contribui para reduzir gastos excessivos.

Com uma gestão eficiente e adequada, sua clínica terá recursos para investimento em diversas frentes, de forma muito mais estratégica. Além disso, evitar o desperdício de materiais diminui muitas despesas desnecessárias.

Mantenha os impostos em dia

Se você é um médico gestor — ou pretende iniciar seu próprio negócio — a atenção à forma de tributação é crucial na contabilidade para clínicas médicas. Para tanto, o primeiro passo é escolher o melhor tipo de tributação.

Para isso, é importante decidir com qual modalidade de impostos vai trabalhar. Avalie seu projeto e analise criteriosamente o seu planejamento para entender melhor qual deles se adapta à sua clínica.

Nessa investida, o ideal é pensar de forma estratégica: escolha uma forma de tributação que possibilite manter seu negócio gastando menos e, concomitantemente, manter-se em dia com as obrigações da Receita Federal.

Principais desafios contábeis na gestão de clínicas médicas

Como você percebeu, a gestão contábil de clínicas médicas apresenta uma série de particularidades. Nesse contexto, a gestão precisa estar atenta a alguns processos que representam desafios significativos, sobretudo no quesito contabilidade.

As responsabilidades são complexas e envolvem uma multiplicidade de fatores. Tarefas como o gerenciamento de impostos, faturamentos e folha de pagamento são rotina nessa função.

Somado a isso, ainda é preciso considerar a necessidade de, eventualmente, lidar com pacientes difíceis. Esse cotidiano é desafiador e pode gerar impactos na rotina do trabalho do médico gestor.

Em vista disso, reforçamos alguns aspectos que ajudam a entender como fazer a contabilidade de uma clínica médica. Confira:

• identificar e aplicar corretamente as leis fiscais específicas para a área da saúde;
• considerar a complexidade do faturamento de serviços médicos, tais como as burocracias que envolvem convênios e particulares;
• manter o pagamento de médicos contratados e da equipe administrativa sempre em dia;
• fazer parcerias para a oferta de exames que envolvem doenças raras e complexas ou utilizados para o estadiamento do câncer;
• priorizar a educação continuada e manter-se em conformidade com as constantes mudanças de regulamentos na área de saúde.

Pode-se concluir, por fim, que a construção de um planejamento financeiro sólido, que inclua todas as nuances da área da saúde é fundamental na contabilidade para clínicas médicas. Desse modo, o médico pode conciliar a prática clínica com as funções administrativas e impulsionar sua carreira profissional.

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