Como organizar a rotina de uma clínica médica

A rotina de uma clínica médica pode ser bastante desafiadora, especialmente quando a organização administrativa não está no seu melhor. Assim, criar tanto processos quanto procedimentos, utilizar ferramentas de gestão e contar com uma equipe de apoio qualificada são medidas importantes para o bom andamento das atividades.

Por um lado, isso ajuda a manter as finanças em dia, evitando perdas monetárias ou problemas fiscais. Por outro, garante a entrega de um atendimento qualificado aos pacientes, construindo uma imagem positiva do estabelecimento para atrair mais público.

Logo, trata-se de algo básico. Pensando nisso, vamos apresentar as melhores práticas e outras dicas para colocar essa questão em ordem, combinado?

Desafios da gestão da rotina de uma clínica médica

A área da saúde passou por mudanças nos últimos anos. Desde a modernização dos meios de acesso a consultas, impulsionada pela digitalização, até a expansão das redes de serviço, essas mudanças fazem parte desse contexto, sendo associadas ao surgimento de novos desafios.

A captação de clientes, principalmente aqueles não vinculados a planos, seguros e outros sistemas de assistência, é um exemplo de situação que demanda trabalho da administração. Ela se soma à dificuldade de entregar um atendimento diferenciado ao paciente — aspecto que chama cada dia mais atenção, impactando a escolha do prestador.

Já do ponto de vista operacional, as equipes de organização da clínica médica têm encontrado obstáculos para cuidar das finanças. Por trás disso, há tanto os relacionamentos conflituosos com convênios quanto a falta de domínio sobre essa tarefa.

Por fim, o alto fluxo de informações sensíveis (médicas e financeiras), necessárias para o desenvolvimento das atividades, cria contextos preocupantes na hora de lidar com esses dados e protegê-los de modo adequado.

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Melhores práticas para organizar a rotina de uma clínica médica

Esses desafios impactam a rotina de uma clínica médica, impedindo que seu funcionamento ocorra com poucos ou nenhum atrito. No entanto, ações bem estruturadas para organizar esses processos podem superar as dificuldades e facilitar o alcance das metas. Veja algumas delas a seguir:

Organização e padronização de processos

Os processos de uma clínica médica precisam estar bem alinhados para evitar erros. Entretanto, engana-se quem pensa que esse objetivo se limita a colocar tudo em ordem, pois é preciso determinar um padrão para garantir a qualidade.

Na prática, fazer isso requer implementar uma organização de procedimentos e fluxos de trabalho que abrange:

• mapear as atividades;
• identificar gargalos e oportunidades de melhoria;
• estabelecer métodos de execução a serem seguidos;
• descrever as etapas para tal realização.

A aplicação desses métodos ainda demanda treinar a equipe para que os conheçam e os assimilem. Outro cuidado é o acompanhamento constante, a fim de verificar se as ações de fato seguem o que foi planejado. Tal monitoramento também ajuda a manter a otimização frequente, elevando os resultados cada vez mais.Adoção de tecnologiasHoje em dia, o mercado de tecnologia disponibiliza diversas soluções para otimizar a rotina de uma clínica médica, tais como:

• sistemas de agendamento e confirmação de consultas on-line;
• prontuário eletrônico;
• softwares de gestão;
• programas de armazenamento, envio e avaliação de exames;
• ferramentas de automação de processos;
• plataformas para acompanhar métricas e resultados.

Essas possibilidades permitem consolidar dados em um único lugar, facilitando a consulta, agilizar o atendimento para melhorar a experiência do cliente e estruturar as atividades gerenciais, garantindo que nenhuma tarefa seja negligenciada.Contratação de uma equipe administrativaA contratação de uma equipe de apoio, com uma secretária e um auxiliar administrativo, é outra prática que auxilia a estruturar uma operação de qualidade. Isso porque as atividades de atendimento e gestão financeira fazem parte do dia a dia das clínicas médicas, ocorrendo simultaneamente ao desenvolvimento das consultas e demandando constante atenção.Como efeito, contar com profissionais dedicados a essas atividades permite que o foco no cuidado aos pacientes seja mantido, enquanto garante que essas tarefas sejam executadas com eficiência e agilidade. Nesse contexto, quanto maior o estabelecimento de saúde, mais robusta deve ser a equipe de colaboradores.Terceirização da contabilidadeA gestão da rotina de uma clínica médica também deve incluir o cuidado com a contabilidade. Afinal, o fluxo financeiro nesse tipo de estabelecimento é complexo, envolvendo repasses de planos de saúde, pagamentos de coparticipação e outras transações realizadas por diferentes meios, como:

• dinheiro;
• pix;
• TED;
• cheque;
• cartão de crédito ou débito.

Toda essa movimentação deve ser acompanhada dos respectivos documentos fiscais, conforme a estrutura jurídica, para atender a legislação. Assim, os registros tributários são indispensáveis. A dica é ter o apoio de um escritório contábil para tanto, terceirizando as tarefas para quem domina a ampla regulamentação envolvida.Erros de gestão que não devem ser cometidosDada a complexidade envolvida na gestão da rotina de uma clínica médica, o risco de erros é uma realidade. Enquanto algumas situações podem ser resolvidas com facilidade, outras representam falhas que precisam ser evitadas a todo custo.Nas finanças, a correta emissão de documentos fiscais e o registro adequado das movimentações no fluxo de caixa são fundamentais, haja vista a possibilidade de autuações, multas ou processos frente ao Fisco devido a inconsistências.Outra situação que esbarra na questão legal é resguardar a privacidade das pessoas atendidas. Com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), os estabelecimentos de saúde precisam estar atentos à coleta, ao armazenamento e ao tratamento dessas informações. Ou seja, é necessário dispor de ferramentas que impeçam o acesso por pessoas que não tenham autorização para utilizá-las.O atendimento também deve ser um ponto focal da administração. Afinal, construir um bom relacionamento com os pacientes é a chave para fidelizá-los. Na prática, aspectos como a facilidade de agendamento e a forma como o médico aborda questões técnicas influenciam diretamente na percepção do público.Nesse contexto, adotar medidas para agilizar as atividades e resolver rapidamente quaisquer problemas que surjam é fundamental para agradar os clientes. Entre essas ações, destacam-se evitar atrasos e manter uma abordagem humanizada, que são demandas frequentes.Além disso, o gerenciamento da equipe é um fator crucial que não pode ser negligenciado, pois impacta diretamente outras áreas. Por isso, é fundamental estar atento a aspectos importantes, começando pela qualificação dos colaboradores. Esse cuidado deve ser observado já no processo de seleção e mantido como prioridade por meio de treinamentos contínuos.Construir e manter a rotina de uma clínica médica permite que esses estabelecimentos de saúde qualifiquem suas atividades. Isso porque tal estruturação fornece aos profissionais da área a capacidade de focar nos pacientes, ao mesmo tempo que assegura o bom andamento dos processos gerenciais.Para facilitar seu acesso a mais conteúdos como este, assine nossa newsletter e receba informações diretamente em seu e-mail!