Como montar um consultório médico? Conheça os desafios de empreender!

Atender em um espaço próprio faz parte dos sonhos e do plano de carreira de muitos médicos. No entanto, é preciso se planejar e conhecer desde cedo algumas dicas sobre como montar um consultório médico. Empreender compreende uma série de novos desafios em que o médico não está familiarizado. São assuntos burocráticos e administrativos que envolvem ações como: regularização, planejamento financeiro, gestão, uso de novas tecnologias e adoção de estratégias de marketing digital. É bom conhecer o caminho antes de decidir segui-lo. Pensando nisso, reunimos neste post algumas informações importantes sobre as etapas de montagem de um consultório, desde o planejamento até o primeiro atendimento. Confira!

Como montar um consultório médico: planejamento

Montar seu próprio consultório significa ter o seu espaço para adquirir experiência, conquistar clientes, construir sua autoridade e aumentar seus ganhos. Entretanto, para que suas ideias não se percam entre o sonho e a realidade, o primeiro passo é fazer um bom planejamento.

Orçamento inicial

Todo planejamento começa pelos custos que, neste caso, vão muito além do orçamento para a montagem física do consultório — obras, mobília, equipamentos, material. É importante considerar também gastos com a legalização e divulgação do negócio. Além disso, considere em seu plano financeiro uma reserva para os gastos fixos — aluguel, conta de água, luz, folha de pagamentos — ao longo dos primeiros meses, quando ainda poderá não ter uma clientela estabelecida.

Escolha do ponto

A escolha do local em que funcionará o seu consultório é outro ponto crucial no planejamento. Fisicamente o espaço deve estar de acordo com as atividades que pretende desempenhar e com seus objetivos. Além disso, é importante atentar-se para a localidade. Opte por áreas de grande circulação e pense nas características do seu público-alvo. Detalhes como estacionamento, proximidade de centros comerciais, segurança e acesso por transportes públicos são cruciais, mas tudo depende de quem é o seu paciente, qual seu poder aquisitivo, sua idade, dentre outras características.

Montagem: projeto e estrutura

Uma vez feito o planejamento, é hora de partir para a ação. Quanto mais detalhada a etapa anterior, mais fácil será a execução.

Projeto arquitetônico

Em geral, um bom consultório compreende recepção, sala de espera, sala de atendimento e banheiro. No entanto, considere a necessidade de outros espaços, como uma sala extra para exames ou realização de procedimentos, por exemplo. Além disso, de acordo com a especialidade, a divisão do ambiente entre esses espaços pode variar bastante. Se você utiliza equipamentos grandes, precisa de uma sala de atendimento maior; entretanto, se atende crianças, é preciso mais espaço na área de espera, por exemplo. Atente-se, também, para o fluxo de pacientes — chegada, atendimento e saída. Um bom arquiteto pode ajudar na escolha da mobília — mesas, balcões, cadeiras, mesa de exames — considerando a estética e a funcionalidade, otimizando o uso do espaço. Um profissional saberá prever detalhes que fazem a diferença para que o local seja agradável, como iluminação e circulação de ar. A ambientação pode ser um diferencial, por isso, invista em decoração, almofadas, cores e cheiros para tornar o ambiente aconchegante e pessoal. Por fim, será necessário regularizar o negócio, confirmar a adequação aos padrões exigidos e providenciar documentação para tirar os alvarás necessários — de funcionamento e da vigilância sanitária.

Compra de equipamentos

Nessa etapa vale conversar com amigos médicos em busca de fornecedores com bom preço e qualidade. É preciso listar todos os itens necessários ao funcionamento do seu consultório e ao atendimento oferecido, incluindo os equipamentos médicos e outros, como computadores, impressoras, televisões para sala de espera, bebedouro, máquina de café, etc.

Como alcançar o sucesso: processos e estratégias

Com a estrutura pronta, é hora de pensar no funcionamento do consultório, desde a organização do dia a dia até a atração e fidelização de pacientes. Conquistas que passam não só pela qualidade do atendimento prestado pelo médico, mas também por estratégias de marketing e gestão eficientes.

Investimento em tecnologia e sistemas CRM

Atualmente, não há como escapar de investir em tecnologia para obter bons resultados em qualquer área. Adotar um bom software de gestão garante o melhor funcionamento dos processos internos, reduzindo gastos e economizando tempo. Escolha softwares e sistemas CRM (Customer Relationship Management) fáceis de usar, que atendam as necessidades de relacionamento com o cliente, como agenda, cadastros, prontuários, confirmação de consultas e outras. É bom que também ofereçam ferramentas de controle administrativo e financeiro, faturamento e relatórios gerenciais, tudo de forma integrada.

Divulgação

Agora que está tudo pronto para abrir as portas, é preciso atrair pacientes, uma vez que até então eles não lhe conhecem. No entanto, uma divulgação adequada pode mudar isso. Felizmente, hoje se pode contar com a internet para atrair pacientes, fazendo com que conheçam e indiquem seu novo consultório. Com um investimento relativamente baixo é possível adotar ações para divulgar seu trabalho nos meios digitais, mas lembre-se que é essencial traçar uma estratégia consistente para que elas funcionem. Algumas delas são:

  • colocar seu nome no mapa — literalmente incluir seu endereço no Google Maps;
  • criar um perfil nas redes sociais — compartilhar informações relevantes da sua área, interagir com pacientes;
  • lançar o seu próprio site ou blog —  produzir conteúdo interessante para seu público e construir sua autoridade na internet;
  • cadastrar seu consultório em sites que divulgam médicos — funcionam como catálogos.

É importante ressaltar que o Conselho Federal de Medicina estabelece algumas regras sobre o assunto, não deixe de consultar o Manual de Publicidade Médica antes de montar sua estratégia.

Formação da carteira de clientes

Mesmo com toda a ajuda da rede, conquistar uma carteira sólida de clientes é um desafio que leva tempo e dedicação. Considere estabelecer convênios com planos de saúde e parcerias com médicos de outras especialidades, laboratórios e clínicas, além de contar com a propaganda boca a boca feita por seus pacientes.

Primeiro atendimento e fidelização de pacientes

Tão importante quanto atrair novos clientes é garantir que aqueles que forem atendidos retornem, tornando-se pacientes fixos. Nesse sentido, o primeiro atendimento é fundamental para estabelecer esse vínculo, gerando confiança e segurança. Prestar um atendimento humanizado, em que o médico se coloca no lugar do paciente e considera suas opiniões e solicitações pode ser um bom caminho para conquistá-lo. Chegando até aqui, vimos como montar um consultório médico pode ser uma excelente opção, desde que devidamente planejada e apoiada pelos profissionais e ferramentas corretas. Trabalhar em estrutura própria, com autonomia e flexibilidade, pode trazer reconhecimento e realização, mas exige muita dedicação e trabalho.

Então, ficou animado para montar seu próprio consultório no futuro? Leia também nosso artigo Atendimento humanizado: entenda o conceito e potencialize sua clínica.

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