Como fazer o fluxo de caixa de consultório médico

Um fluxo de caixa de consultório médico bem-feito e organizado é um dos pilares para a sustentabilidade desse empreendimento. A grande verdade é que dispor de um controle eficiente das finanças viabiliza um gerenciamento mais preciso, melhorando também a capacidade de planejamento e investimentos na clínica. Mas você sabe como fazer?

Neste post, o objetivo é explorar o conceito e a relevância de um fluxo de caixa devidamente conduzido, explicar para que serve e como funciona na prática, entre outros pontos chave. Continue a leitura e informe-se!

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O que é um fluxo de caixa?

A administração financeira de uma clínica ou de um consultório médico envolve muito mais do que apenas pagar as contas em dia. O coração dessa gestão é o fluxo de caixa, uma ferramenta essencial que tem um papel fundamental na saúde financeira e na sustentabilidade da empresa.

Inclusive, pode-se comparar o fluxo de caixa de consultório médico ao sistema circulatório: assim como o sangue deve fluir adequadamente para manter o corpo saudável e funcional, o dinheiro deve ser gerenciado eficientemente para assegurar a prosperidade e o desenvolvimento do negócio.

Diante disso, o fluxo de caixa representa o registro de todas as entradas e de todas as saídas de dinheiro de uma clínica ou de um consultório em um período específico. Essa ferramenta é imprescindível, pois permite que o médico gestor tenha uma visão clara e objetiva da saúde financeira do empreendimento, como vimos.

O fluxo de caixa deve ser visto como uma representação precisa da liquidez do negócio, evidenciando não somente a capacidade atual de honrar compromissos financeiros, mas também auxiliando no planejamento futuro. Aliás, o conceito pode ser subdividido em quatro categorias principais, de modo que cada uma reflete em uma área diferente da atividade financeira do negócio. Vejamos a seguir!

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Fluxo de caixa operacional

O fluxo de caixa operacional engloba os recursos gerados ou consumidos. Trata-se de um indicador essencial da eficiência com a qual a parte central do seu negócio está gerando capital líquido.

Ou seja, o fluxo de caixa das atividades operacionais normais de uma clínica ou de um consultório abarca receitas de serviços prestados aos pacientes, pagamentos a fornecedores, salários dos funcionários e outras despesas operacionais habituais.

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Fluxo de caixa de investimento

Quando falamos dessa categoria, falamos do conceito que inclui o dinheiro despendido ou recebido pela compra ou pela venda de ativos de longo prazo, como equipamentos médicos, propriedades imobiliárias ou investimentos em aprimoramentos das instalações.

Em outros termos, o fluxo de caixa de investimento demonstra o modo como a administração está alocando recursos na infraestrutura do consultório — o que é fundamental para o crescimento e para o aprimoramento dos serviços prestados.

Fluxo de caixa livre

Já o fluxo de caixa livre indica a quantidade de dinheiro que uma clínica ou um consultório médico dispõe após pagar todas as despesas operacionais e investir em ativos de longo prazo. Portanto, representa o capital disponível para distribuição aos proprietários, reinvestimento na empresa, amortização de dívidas e/ou reserva para oportunidades ou desafios financeiros futuros.

O cálculo do fluxo de caixa livre é uma tarefa relativamente simples: basta subtrair os investimentos em ativos de longo prazo (fluxo de caixa de investimento) do fluxo de caixa operacional. O resultado entrega uma visão transparente do excedente de liquidez disponível para a gestão alocar de acordo com as estratégias empresariais.

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Fluxo de caixa de financiamento

O fluxo de caixa de financiamento reflete as transações monetárias entre o consultório e seus financiadores, abrangendo a obtenção e o reembolso de empréstimos, a emissão e a recompra de ações, além do pagamento de dividendos.

Inclusive, a categoria é especialmente importante para clínicas e consultórios médicos que recorrem a financiamentos externos para ampliar as suas operações ou financiar as despesas operacionais.

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Para que serve o fluxo de caixa de consultório médico e qual é a sua importância?

Basicamente, como introduzido, o fluxo de caixa de consultório médico é fundamental para demonstrar ao gestor a condição financeira da empresa, atuando como um alicerce para análises e decisões críticas. O instrumento fornece dados essenciais, como os valores arrecadados em um período específico e as despesas correspondentes.

Assim, o fluxo se integra significativamente aos outros indicadores financeiros do consultório médico. Então, com a análise dessas informações, o gestor pode calcular os lucros da empresa e determinar os próximos passos para o crescimento ou, se necessário, elaborar um plano para resolver eventuais problemas. Isso é indispensável — especialmente em períodos de crise.

A seguir, veja, ainda, as principais vantagens de se manter um fluxo de caixa de consultório médico atualizado!

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Melhora no gerenciamento dos lucros e no planejamento dos investimentos

Vimos que o fluxo de caixa é fundamental para que o gestor obtenha uma visão completa das finanças do consultório, permitindo-lhe compreender precisamente o faturamento líquido.

Tal entendimento é imperativo para gerir os lucros de forma inteligente, discernindo entre o que pode ser alocado como reserva financeira e o que pode ser reinvestido no empreendimento, visando ao melhoramento dos serviços, à aquisição de novos equipamentos e ao desenvolvimento profissional da equipe.

O planejamento de tais ações estabelece um ciclo benéfico para a clínica. Pacientes contentes "financiam" o consultório médico, que, por sua vez, reinveste os recursos para aprimorar e atualizar os seus serviços e o seu atendimento. A iniciativa melhora (e muito!) a experiência do público e o ganho de vantagem sobre a concorrência.

A propósito, esse movimento, consequentemente, atrai e retém mais pacientes, o que eleva a receita do consultório e reinicia o ciclo com novos investimentos. A possibilidade de investir nesse ciclo, que é altamente benéfico para o empreendimento, depende exclusivamente das informações obtidas por meio do fluxo de caixa.

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Possibilidade de avaliação da viabilidade para promoções

Inúmeros consultórios médicos optam por proporcionar condições especiais de pagamento para atrair e fidelizar novos pacientes. Os estabelecimentos, então, oferecem descontos para múltiplas consultas ou por indicações, opções de parcelamento e convênios com laboratórios, empresas ou marcas de produtos associados. E só estamos citando algumas das alternativas disponíveis no mercado!

Realmente, essas estratégias podem atrair clientes em potencial. No entanto, é necessário avaliar a viabilidade de implementar tais promoções.

A decisão sobre a possibilidade é uma responsabilidade da gestão financeira, que depende dos dados do fluxo de caixa e dos seus indicadores para chegar a uma conclusão. Portanto, se uma proposta for adotada, será com a confiança de que há uma alta probabilidade de sucesso e de que não haverá riscos para a rentabilidade do consultório médico.

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Tomada de decisões mais estratégicas

Complementando o tópico anterior, um gerenciamento exato do fluxo de caixa de consultório médico é fundamental para decisões estratégicas e acertadas.

Com uma compreensão clara dos recursos financeiros disponíveis, os gestores podem decidir quando é o momento ideal para investir em novos equipamentos, para ampliar as instalações ou para introduzir novos serviços. Identificando padrões de receitas e de despesas, torna-se possível otimizar estratégias operacionais, cortar custos e elevar a rentabilidade, por exemplo.

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Impactos positivos sobre a saúde financeira do consultório médico

Uma gestão eficaz do fluxo de caixa de consultório médico é também imprescindível para a saúde financeira do empreendimento. Um saldo positivo de caixa — caracterizado por receitas que excedem as despesas — sinaliza que o negócio tem fundos adequados para honrar compromissos financeiros, a exemplo de salários, pagamentos a fornecedores e quitação de empréstimos.

Como resultado, há uma margem de segurança para se lidar com períodos de baixa receita, mas sem afetar a operação ou a qualidade do serviço. Em contrapartida, um fluxo de caixa negativo pode resultar em problemas financeiros, obrigando a empresa a buscar empréstimos com taxas de juros elevadas ou a realizar cortes operacionais que podem ser prejudiciais.

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Aumento da previsibilidade financeira

Dispor de um histórico extenso, organizado e atualizado do fluxo de caixa de consultório permite uma compreensão média do desempenho financeiro do empreendimento. Isso habilita a empresa a planejar as suas finanças com maior eficácia, facilitando a previsão dos resultados financeiros para os meses futuros com base em dados de períodos passados.

Dessa forma, a gestão pode prevenir diversos erros financeiros que teriam o potencial de comprometer gravemente a clínica médica.

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Como o fluxo de caixa de consultório médico funciona na prática?

Inicialmente, há que se compreender que um consultório médico é, sim, uma empresa e, portanto, deve ser tratado como tal. Na prática, o fluxo de caixa para clínicas e consultórios pode ser organizado de diversas maneiras, o que inclui o uso de planilhas e/ou de softwares especializados em gestão financeira.

O segundo, porém, é mais recomendado porque:

• facilita o controle das informações;
• previne falhas;
• viabiliza a geração de gráficos e de relatórios automáticos;
• permite a centralização de todas as demandas em um só ambiente eletrônico.

Contudo, a pergunta chave é: como o fluxo de caixa de consultório médico precisa ser estruturado? Bem, o fato é que, independentemente do modelo utilizado pela sua unidade, geralmente, o fluxo se baseia em três categorias, como veremos nos próximos tópicos.

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Recebimentos

Na categoria "recebimentos", como já indica o termo, controla-se tudo o que o consultório médico arrecada em termos financeiros. Isso inclui os valores pagos pelos pacientes por consultas, procedimentos e/ou exames, além dos repasses dos planos de saúde, das empresas de crédito, do SUS (caso seja aplicável) e de outras fontes de receita.

Ou seja, nos recebimentos, é essencial incluir todas as receitas no gerenciamento, independentemente do método de pagamento utilizado — seja dinheiro, seja cartão, seja boleto ou outros.

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Pagamentos

Já na categoria "pagamentos", é essencial que o fluxo de caixa do consultório médico registre todos os gastos e todos os investimentos realizados. Da mesma forma que os recebimentos, é imperativo que nenhum detalhe seja omitido, pois cada movimentação de recursos afeta diretamente o equilíbrio financeiro, independentemente do porte do empreendimento.

Diante disso, é imprescindível inserir nessa categoria todas as despesas relativas a:

• cobertura das folhas de pagamento;
• quitação de pendências com fornecedores;
• manutenção do maquinário;
• quitação de eventuais empréstimos;
• contabilidade, entre outros.

De igual modo, é necessário considerar os custos de infraestrutura, como água, eletricidade, aluguel, telefone, Internet e até a assinatura de TV a cabo para a recepção, quando aplicável.

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Saldo

Após o fechamento do fluxo de caixa de consultório médico, é possível determinar o saldo final, considerando os recebimentos e os pagamentos do período registrado. Geralmente, as unidades definem um saldo mensal para planejar cada mês, embora o valor possa ser ajustado de acordo com as necessidades específicas da clínica (é viável optar, talvez, por um controle semanal, caso seja mais interessante).

Novamente, destacamos a importância de utilizar um software especializado. A implementação do recurso vai facilitar o cálculo automático do saldo e a criação de relatórios e de dashboards, simplificando e tornando o controle bem mais intuitivo.

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Como o fluxo de caixa de consultório médico deve ser feito?

A implementação de um sistema de fluxo de caixa eficaz é essencial para qualquer clínica médica. Inclusive, a adoção de alguns passos simples pode assegurar que o seu consultório preserve uma saúde financeira robusta. Veja mais como fazer fluxo de caixa!

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Defina um período de tempo para análise

A definição do período para a análise do fluxo de caixa de consultório médico e para a gestão de pagamentos deve espelhar os ciclos operacionais da clínica e as necessidades particulares de planejamento financeiro. Para negócios com um volume significativo de caixa diário, uma análise semanal pode ser benéfica para adaptar as operações e os custos de forma ágil.

Já para algumas empresas que realizam pagamentos e recebimentos de dinheiro mensalmente, analisar esse ciclo mês a mês pode ser mais vantajoso para compreender o crescimento e/ou as variações de um mês para o outro. Assim, é essencial que o pessoal administrativo de cada consultório tenha conhecimento dos dias específicos de entrada e de saída de dinheiro para realizar o planejamento contábil e financeiro do fluxo de caixa de forma eficaz.

Inclusive, a prática assegura uma gestão melhorada, voltada para decisões bem-informadas. A medida previne surpresas financeiras desagradáveis e proporciona maior estabilidade ao negócio no médio e longo prazos.

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Faça o mapeamento dos custos

Também um dos primeiros passos para aprimorar a gestão do fluxo de caixa do consultório médico envolve mapear os custos fixos e variáveis. Nesse caso, é benéfico recorrer a processos e aplicações que sejam simples de compreender e de analisar, como o uso de uma planilha do Excel ou um aplicativo de gestão financeira.

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Custo fixo

Em um consultório, considera-se custo fixo qualquer despesa que seja recorrente mensalmente, ainda que o valor varie um pouco, e não esteja atrelada ao volume de serviços prestados. Então, salários, custos com eletricidade, água, Internet, assinaturas de softwares, entre outras contas, devem ser registrados e incluídos no seu planejamento financeiro.

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Custo variável

Por outro lado, os custos variáveis são aqueles que flutuam mês a mês. Na sua clínica e/ou no seu consultório médico, os gastos variáveis, geralmente, estão associados aos insumos utilizados no dia a dia ou aos custos de serviços especializados.

Embora possa ser desafiador contabilizá-lo, o custo variável — sendo parte integrante do fluxo de caixa do negócio — permite um controle financeiro mais facilitado pela sua previsibilidade adicional.

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Identifique as suas fontes de receita

Um aspecto fundamental a ser levado em conta durante a elaboração do fluxo de caixa de consultório médico é compreender e detalhar as fontes de receita. Mapear e monitorar a origem do dinheiro que flui para a empresa permite que o gestor identifique quais segmentos da operação são mais rentáveis e quais apresentam uma relação risco-retorno mais alta.

Algumas clínicas até escolhem adotar uma abordagem mais generalista, o que pode incluir um maior número de profissionais e de equipamentos para proporcionar um atendimento adequado a todos.

Nessa situação, certas especialidades podem não gerar o retorno esperado ou podem até provocar prejuízos — algo que requer atenção. Com o mapeamento de receitas, os gestores responsáveis pelas decisões podem reconhecer essas questões mais rapidamente, reduzindo os riscos.

No dia a dia, para um mapeamento adequado, é essencial incluir alguns detalhes, como pagamentos por consultas particulares, acordos com seguradoras, serviços de diagnóstico, bem como outros serviços que possam aumentar a receita.

A clareza é fundamental para aprimorar estratégias de oferta de serviços, bem como para direcionar de forma mais eficaz a publicidade médica e os custos operacionais, com o objetivo de elevar a receita e, por consequência, a lucratividade.

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Estime as suas entradas e as suas saídas de caixa

Uma previsão precisa do fluxo de caixa é vital para manter as operações do consultório médico sem interrupções. Aliás, é importante usar dados financeiros passados para criar projeções realistas e se antecipar às flutuações sazonais comuns na área médica, como o aumento de doenças respiratórias no inverno, que podem influenciar as receitas e as despesas.

Estar preparado para essas mudanças pode evitar déficits e instabilidades financeiras.

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Quais são os cuidados necessários com o fluxo de caixa de consultório médico?

É fundamental monitorar e atualizar o fluxo de caixa em um consultório médico para assegurar a sua saúde financeira. A prática possibilita a rápida identificação de problemas financeiros, a otimização de recursos, o planejamento de investimentos e a garantia de que todas as despesas operacionais e os salários sejam pagos pontualmente, mantendo a continuidade e a excelência dos serviços oferecidos. Entenda!

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Monitore o fluxo de caixa

Ainda que haja um funcionário dedicado exclusivamente à gestão do fluxo de caixa do consultório médico, é aconselhável que você, em uma posição de administrador, mantenha uma supervisão constante sobre as finanças do negócio.

Desse modo, você poderá identificar oportunidades e tomar decisões estratégicas para que o fluxo de caixa esteja sempre preparado para cobrir despesas previstas e imprevistas. Para tanto, reserve um dia por semana para dedicar o tempo necessário à análise das entradas e das saídas financeiras e, se for preciso, implemente as ações apropriadas.

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Mantenha o seu fluxo de caixa atualizado

Além disso, a atualização constante do fluxo de caixa é essencial para refletir a situação financeira atual da clínica. O processo requer uma compreensão aprofundada das dinâmicas de mercado e das influências externas, como variações econômicas e/ou alterações nas políticas de saúde, que podem afetar diretamente as receitas e as despesas.

Assim, os gestores podem responder prontamente a essas alterações, assegurando a estabilidade financeira do consultório médico.

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Quais são os erros mais comuns e como evitá-los?

Na administração do fluxo de caixa de consultório médico, alguns erros frequentes podem afetar gravemente a saúde financeira da empresa. Prevenir esses equívocos é imperativo para assegurar a estabilidade e o crescimento contínuo da clínica. Veja mais:

• não ter um plano de caixa detalhado — muitas clínicas não têm sucesso porque não desenvolvem um plano de fluxo de caixa minucioso que contemple todas as receitas e despesas. Acredite: sem um planejamento financeiro apropriado, fica complicado antecipar déficits e excedentes, o que pode resultar em decisões financeiras precipitadas e pouco fundamentadas;
• ignorar a análise de variações — não confrontar os valores reais com os orçados pode esconder desvios importantes nas finanças. A análise frequente das variações é determinante para detectar problemas antes que evoluam para crises, possibilitando correções adequadas nas estratégias de gestão financeira;
• subestimar a importância do capital de giro — o capital de giro é essencial para as operações diárias de qualquer clínica. Subestimar a importância de manter um capital de giro suficiente pode levar à incapacidade de pagar despesas cotidianas, impactando negativamente o funcionamento da consultório médico;
• falha no acompanhamento de contas a receber — permitir o acúmulo de contas a receber pode resultar em problemas de fluxo de caixa de consultório médico. Portanto, é essencial estabelecer políticas rigorosas de cobrança e monitorar atentamente os recebimentos para prevenir atrasos que possam afetar a liquidez;
• não utilizar uma tecnologia adequada — a não utilização de softwares de gestão financeira pode elevar a chance de erros e de ineficiências no registro e na análise de dados financeiros. Logo, investir em uma tecnologia apropriada é fundamental para garantir uma gestão de caixa exata e eficaz;
• desconsiderar a formação e o treinamento da equipe — uma equipe mal treinada pode cometer falhas que impactam o fluxo de caixa. Por isso, é essencial investir na capacitação contínua do time financeiro para assegurar a execução adequada dos processos e a aderência às melhores práticas.

Evitando esses deslizes, os gestores de clínicas médicas podem garantir um fluxo de caixa sólido e uma gestão financeira estável. Isso, por sua vez, proporciona um ambiente favorável ao crescimento e à excelência no cuidado prestado aos pacientes.

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Manter um fluxo de caixa de consultório médico bem gerido é essencial para garantir a sustentabilidade do negócio

A medida permite controlar receitas e despesas com precisão, evitar surpresas financeiras, planejar investimentos e melhorias e assegurar que todos os compromissos financeiros, como salários e pagamentos a fornecedores, sejam cumpridos. Ou seja, a gestão eficiente do fluxo de caixa contribui para a qualidade e para a continuidade dos serviços prestados.

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