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22.7.2024
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Um fluxo de caixa de consultório médico bem-feito e organizado é um dos pilares para a sustentabilidade desse empreendimento. A grande verdade é que dispor de um controle eficiente das finanças viabiliza um gerenciamento mais preciso, melhorando também a capacidade de planejamento e investimentos na clínica. Mas você sabe como fazer?
Neste post, o objetivo é explorar o conceito e a relevância de um fluxo de caixa devidamente conduzido, explicar para que serve e como funciona na prática, entre outros pontos chave. Continue a leitura e informe-se!
A administração financeira de uma clínica ou de um consultório médico envolve muito mais do que apenas pagar as contas em dia. O coração dessa gestão é o fluxo de caixa, uma ferramenta essencial que tem um papel fundamental na saúde financeira e na sustentabilidade da empresa.
Inclusive, pode-se comparar o fluxo de caixa de consultório médico ao sistema circulatório: assim como o sangue deve fluir adequadamente para manter o corpo saudável e funcional, o dinheiro deve ser gerenciado eficientemente para assegurar a prosperidade e o desenvolvimento do negócio.
Diante disso, o fluxo de caixa representa o registro de todas as entradas e de todas as saídas de dinheiro de uma clínica ou de um consultório em um período específico. Essa ferramenta é imprescindível, pois permite que o médico gestor tenha uma visão clara e objetiva da saúde financeira do empreendimento, como vimos.
O fluxo de caixa deve ser visto como uma representação precisa da liquidez do negócio, evidenciando não somente a capacidade atual de honrar compromissos financeiros, mas também auxiliando no planejamento futuro. Aliás, o conceito pode ser subdividido em quatro categorias principais, de modo que cada uma reflete em uma área diferente da atividade financeira do negócio. Vejamos a seguir!
O fluxo de caixa operacional engloba os recursos gerados ou consumidos. Trata-se de um indicador essencial da eficiência com a qual a parte central do seu negócio está gerando capital líquido.
Ou seja, o fluxo de caixa das atividades operacionais normais de uma clínica ou de um consultório abarca receitas de serviços prestados aos pacientes, pagamentos a fornecedores, salários dos funcionários e outras despesas operacionais habituais.
Quando falamos dessa categoria, falamos do conceito que inclui o dinheiro despendido ou recebido pela compra ou pela venda de ativos de longo prazo, como equipamentos médicos, propriedades imobiliárias ou investimentos em aprimoramentos das instalações.
Em outros termos, o fluxo de caixa de investimento demonstra o modo como a administração está alocando recursos na infraestrutura do consultório — o que é fundamental para o crescimento e para o aprimoramento dos serviços prestados.
Já o fluxo de caixa livre indica a quantidade de dinheiro que uma clínica ou um consultório médico dispõe após pagar todas as despesas operacionais e investir em ativos de longo prazo. Portanto, representa o capital disponível para distribuição aos proprietários, reinvestimento na empresa, amortização de dívidas e/ou reserva para oportunidades ou desafios financeiros futuros.
O cálculo do fluxo de caixa livre é uma tarefa relativamente simples: basta subtrair os investimentos em ativos de longo prazo (fluxo de caixa de investimento) do fluxo de caixa operacional. O resultado entrega uma visão transparente do excedente de liquidez disponível para a gestão alocar de acordo com as estratégias empresariais.
O fluxo de caixa de financiamento reflete as transações monetárias entre o consultório e seus financiadores, abrangendo a obtenção e o reembolso de empréstimos, a emissão e a recompra de ações, além do pagamento de dividendos.
Inclusive, a categoria é especialmente importante para clínicas e consultórios médicos que recorrem a financiamentos externos para ampliar as suas operações ou financiar as despesas operacionais.
Basicamente, como introduzido, o fluxo de caixa de consultório médico é fundamental para demonstrar ao gestor a condição financeira da empresa, atuando como um alicerce para análises e decisões críticas. O instrumento fornece dados essenciais, como os valores arrecadados em um período específico e as despesas correspondentes.
Assim, o fluxo se integra significativamente aos outros indicadores financeiros do consultório médico. Então, com a análise dessas informações, o gestor pode calcular os lucros da empresa e determinar os próximos passos para o crescimento ou, se necessário, elaborar um plano para resolver eventuais problemas. Isso é indispensável — especialmente em períodos de crise.
A seguir, veja, ainda, as principais vantagens de se manter um fluxo de caixa de consultório médico atualizado!
Vimos que o fluxo de caixa é fundamental para que o gestor obtenha uma visão completa das finanças do consultório, permitindo-lhe compreender precisamente o faturamento líquido.
Tal entendimento é imperativo para gerir os lucros de forma inteligente, discernindo entre o que pode ser alocado como reserva financeira e o que pode ser reinvestido no empreendimento, visando ao melhoramento dos serviços, à aquisição de novos equipamentos e ao desenvolvimento profissional da equipe.
O planejamento de tais ações estabelece um ciclo benéfico para a clínica. Pacientes contentes "financiam" o consultório médico, que, por sua vez, reinveste os recursos para aprimorar e atualizar os seus serviços e o seu atendimento. A iniciativa melhora (e muito!) a experiência do público e o ganho de vantagem sobre a concorrência.
A propósito, esse movimento, consequentemente, atrai e retém mais pacientes, o que eleva a receita do consultório e reinicia o ciclo com novos investimentos. A possibilidade de investir nesse ciclo, que é altamente benéfico para o empreendimento, depende exclusivamente das informações obtidas por meio do fluxo de caixa.
Inúmeros consultórios médicos optam por proporcionar condições especiais de pagamento para atrair e fidelizar novos pacientes. Os estabelecimentos, então, oferecem descontos para múltiplas consultas ou por indicações, opções de parcelamento e convênios com laboratórios, empresas ou marcas de produtos associados. E só estamos citando algumas das alternativas disponíveis no mercado!
Realmente, essas estratégias podem atrair clientes em potencial. No entanto, é necessário avaliar a viabilidade de implementar tais promoções.
A decisão sobre a possibilidade é uma responsabilidade da gestão financeira, que depende dos dados do fluxo de caixa e dos seus indicadores para chegar a uma conclusão. Portanto, se uma proposta for adotada, será com a confiança de que há uma alta probabilidade de sucesso e de que não haverá riscos para a rentabilidade do consultório médico.
Complementando o tópico anterior, um gerenciamento exato do fluxo de caixa de consultório médico é fundamental para decisões estratégicas e acertadas.
Com uma compreensão clara dos recursos financeiros disponíveis, os gestores podem decidir quando é o momento ideal para investir em novos equipamentos, para ampliar as instalações ou para introduzir novos serviços. Identificando padrões de receitas e de despesas, torna-se possível otimizar estratégias operacionais, cortar custos e elevar a rentabilidade, por exemplo.
Uma gestão eficaz do fluxo de caixa de consultório médico é também imprescindível para a saúde financeira do empreendimento. Um saldo positivo de caixa — caracterizado por receitas que excedem as despesas — sinaliza que o negócio tem fundos adequados para honrar compromissos financeiros, a exemplo de salários, pagamentos a fornecedores e quitação de empréstimos.
Como resultado, há uma margem de segurança para se lidar com períodos de baixa receita, mas sem afetar a operação ou a qualidade do serviço. Em contrapartida, um fluxo de caixa negativo pode resultar em problemas financeiros, obrigando a empresa a buscar empréstimos com taxas de juros elevadas ou a realizar cortes operacionais que podem ser prejudiciais.
Dispor de um histórico extenso, organizado e atualizado do fluxo de caixa de consultório permite uma compreensão média do desempenho financeiro do empreendimento. Isso habilita a empresa a planejar as suas finanças com maior eficácia, facilitando a previsão dos resultados financeiros para os meses futuros com base em dados de períodos passados.
Dessa forma, a gestão pode prevenir diversos erros financeiros que teriam o potencial de comprometer gravemente a clínica médica.
Inicialmente, há que se compreender que um consultório médico é, sim, uma empresa e, portanto, deve ser tratado como tal. Na prática, o fluxo de caixa para clínicas e consultórios pode ser organizado de diversas maneiras, o que inclui o uso de planilhas e/ou de softwares especializados em gestão financeira.
O segundo, porém, é mais recomendado porque:
Contudo, a pergunta chave é: como o fluxo de caixa de consultório médico precisa ser estruturado? Bem, o fato é que, independentemente do modelo utilizado pela sua unidade, geralmente, o fluxo se baseia em três categorias, como veremos nos próximos tópicos.
Na categoria "recebimentos", como já indica o termo, controla-se tudo o que o consultório médico arrecada em termos financeiros. Isso inclui os valores pagos pelos pacientes por consultas, procedimentos e/ou exames, além dos repasses dos planos de saúde, das empresas de crédito, do SUS (caso seja aplicável) e de outras fontes de receita.
Ou seja, nos recebimentos, é essencial incluir todas as receitas no gerenciamento, independentemente do método de pagamento utilizado — seja dinheiro, seja cartão, seja boleto ou outros.
Já na categoria "pagamentos", é essencial que o fluxo de caixa do consultório médico registre todos os gastos e todos os investimentos realizados. Da mesma forma que os recebimentos, é imperativo que nenhum detalhe seja omitido, pois cada movimentação de recursos afeta diretamente o equilíbrio financeiro, independentemente do porte do empreendimento.
Diante disso, é imprescindível inserir nessa categoria todas as despesas relativas a:
De igual modo, é necessário considerar os custos de infraestrutura, como água, eletricidade, aluguel, telefone, Internet e até a assinatura de TV a cabo para a recepção, quando aplicável.
Após o fechamento do fluxo de caixa de consultório médico, é possível determinar o saldo final, considerando os recebimentos e os pagamentos do período registrado. Geralmente, as unidades definem um saldo mensal para planejar cada mês, embora o valor possa ser ajustado de acordo com as necessidades específicas da clínica (é viável optar, talvez, por um controle semanal, caso seja mais interessante).
Novamente, destacamos a importância de utilizar um software especializado. A implementação do recurso vai facilitar o cálculo automático do saldo e a criação de relatórios e de dashboards, simplificando e tornando o controle bem mais intuitivo.
A implementação de um sistema de fluxo de caixa eficaz é essencial para qualquer clínica médica. Inclusive, a adoção de alguns passos simples pode assegurar que o seu consultório preserve uma saúde financeira robusta. Veja mais como fazer fluxo de caixa!
A definição do período para a análise do fluxo de caixa de consultório médico e para a gestão de pagamentos deve espelhar os ciclos operacionais da clínica e as necessidades particulares de planejamento financeiro. Para negócios com um volume significativo de caixa diário, uma análise semanal pode ser benéfica para adaptar as operações e os custos de forma ágil.
Já para algumas empresas que realizam pagamentos e recebimentos de dinheiro mensalmente, analisar esse ciclo mês a mês pode ser mais vantajoso para compreender o crescimento e/ou as variações de um mês para o outro. Assim, é essencial que o pessoal administrativo de cada consultório tenha conhecimento dos dias específicos de entrada e de saída de dinheiro para realizar o planejamento contábil e financeiro do fluxo de caixa de forma eficaz.
Inclusive, a prática assegura uma gestão melhorada, voltada para decisões bem-informadas. A medida previne surpresas financeiras desagradáveis e proporciona maior estabilidade ao negócio no médio e longo prazos.
Também um dos primeiros passos para aprimorar a gestão do fluxo de caixa do consultório médico envolve mapear os custos fixos e variáveis. Nesse caso, é benéfico recorrer a processos e aplicações que sejam simples de compreender e de analisar, como o uso de uma planilha do Excel ou um aplicativo de gestão financeira.
Em um consultório, considera-se custo fixo qualquer despesa que seja recorrente mensalmente, ainda que o valor varie um pouco, e não esteja atrelada ao volume de serviços prestados. Então, salários, custos com eletricidade, água, Internet, assinaturas de softwares, entre outras contas, devem ser registrados e incluídos no seu planejamento financeiro.
Por outro lado, os custos variáveis são aqueles que flutuam mês a mês. Na sua clínica e/ou no seu consultório médico, os gastos variáveis, geralmente, estão associados aos insumos utilizados no dia a dia ou aos custos de serviços especializados.
Embora possa ser desafiador contabilizá-lo, o custo variável — sendo parte integrante do fluxo de caixa do negócio — permite um controle financeiro mais facilitado pela sua previsibilidade adicional.
Um aspecto fundamental a ser levado em conta durante a elaboração do fluxo de caixa de consultório médico é compreender e detalhar as fontes de receita. Mapear e monitorar a origem do dinheiro que flui para a empresa permite que o gestor identifique quais segmentos da operação são mais rentáveis e quais apresentam uma relação risco-retorno mais alta.
Algumas clínicas até escolhem adotar uma abordagem mais generalista, o que pode incluir um maior número de profissionais e de equipamentos para proporcionar um atendimento adequado a todos.
Nessa situação, certas especialidades podem não gerar o retorno esperado ou podem até provocar prejuízos — algo que requer atenção. Com o mapeamento de receitas, os gestores responsáveis pelas decisões podem reconhecer essas questões mais rapidamente, reduzindo os riscos.
No dia a dia, para um mapeamento adequado, é essencial incluir alguns detalhes, como pagamentos por consultas particulares, acordos com seguradoras, serviços de diagnóstico, bem como outros serviços que possam aumentar a receita.
A clareza é fundamental para aprimorar estratégias de oferta de serviços, bem como para direcionar de forma mais eficaz a publicidade médica e os custos operacionais, com o objetivo de elevar a receita e, por consequência, a lucratividade.
Uma previsão precisa do fluxo de caixa é vital para manter as operações do consultório médico sem interrupções. Aliás, é importante usar dados financeiros passados para criar projeções realistas e se antecipar às flutuações sazonais comuns na área médica, como o aumento de doenças respiratórias no inverno, que podem influenciar as receitas e as despesas.
Estar preparado para essas mudanças pode evitar déficits e instabilidades financeiras.
É fundamental monitorar e atualizar o fluxo de caixa em um consultório médico para assegurar a sua saúde financeira. A prática possibilita a rápida identificação de problemas financeiros, a otimização de recursos, o planejamento de investimentos e a garantia de que todas as despesas operacionais e os salários sejam pagos pontualmente, mantendo a continuidade e a excelência dos serviços oferecidos. Entenda!
Ainda que haja um funcionário dedicado exclusivamente à gestão do fluxo de caixa do consultório médico, é aconselhável que você, em uma posição de administrador, mantenha uma supervisão constante sobre as finanças do negócio.
Desse modo, você poderá identificar oportunidades e tomar decisões estratégicas para que o fluxo de caixa esteja sempre preparado para cobrir despesas previstas e imprevistas. Para tanto, reserve um dia por semana para dedicar o tempo necessário à análise das entradas e das saídas financeiras e, se for preciso, implemente as ações apropriadas.
Além disso, a atualização constante do fluxo de caixa é essencial para refletir a situação financeira atual da clínica. O processo requer uma compreensão aprofundada das dinâmicas de mercado e das influências externas, como variações econômicas e/ou alterações nas políticas de saúde, que podem afetar diretamente as receitas e as despesas.
Assim, os gestores podem responder prontamente a essas alterações, assegurando a estabilidade financeira do consultório médico.
Na administração do fluxo de caixa de consultório médico, alguns erros frequentes podem afetar gravemente a saúde financeira da empresa. Prevenir esses equívocos é imperativo para assegurar a estabilidade e o crescimento contínuo da clínica. Veja mais:
Evitando esses deslizes, os gestores de clínicas médicas podem garantir um fluxo de caixa sólido e uma gestão financeira estável. Isso, por sua vez, proporciona um ambiente favorável ao crescimento e à excelência no cuidado prestado aos pacientes.
Manter um fluxo de caixa de consultório médico bem gerido é essencial para garantir a sustentabilidade do negócio
A medida permite controlar receitas e despesas com precisão, evitar surpresas financeiras, planejar investimentos e melhorias e assegurar que todos os compromissos financeiros, como salários e pagamentos a fornecedores, sejam cumpridos. Ou seja, a gestão eficiente do fluxo de caixa contribui para a qualidade e para a continuidade dos serviços prestados.
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